Onboarding

Checklista för nyanställda – så möter du nya krav på introduktion

checklista introduktion nyanställd

Att onboardingen är viktig vet du redan. Men ökat distansarbete och annorlunda samarbetsformer ställer ännu högre krav på hur vi introducerar nya medarbetare. Se till att dina nya kollegor får rätt start på jobbet med hjälp av vår praktiska checklista för nyanställda!

Introduktionen är otroligt viktig både för verksamheten och kandidaten. Det sätter ramarna för er kandidatupplevelse och kan vara avgörande för produktiviteten. Organisationer med en bra onboardingprocess höjer produktiviteten med 70%. En framgångsrik introduktion förbättrar också personalomsättningen med 82%, och är ett av flera sätt att undvika dyra felrekryteringar. Det finns alltså all anledning att förfina och framtidssäkra introduktionen av nyanställda!

Vad bör ingå i en introduktion – från start till mål?

Framtidens arbetsliv är flexibelt. Distansarbetare och giggare tillhör den nya vardagen, och som arbetsgivare måste du ha en gränsöverskridande strategi. Utforma därför din onboarding för att passa både distans- och kontorsarbete.

Introduktionsplanen ska ha ett tydligt innehåll och det ska finnas en tanke med allt som ingår. Utöver uppenbara delar som introduktion till rena arbetsuppgifter, digitala verktyg och företaget i stort är det oerhört viktigt att komma ihåg den sociala biten. Att börja sitt nya jobb hemma framför datorn är helt annorlunda mot att dagligen träffa kollegor i lunchrummet, på aw:n och vid kaffemaskinen. Se därför till att planera in sociala möten med kollegor.

Du har också ett stort ansvar att följa upp med den nyanställda. Genom dessa samtal kan du få värdefull feedback kring vad som fungerar bra och mindre bra i er introduktion. Vilka delar har ni tappat? Hur kan du hjälpa medarbetaren vidare? Dra lärdomar och utveckla introduktionsplanen löpande!

Lär dig mer: Guiden till hur du lyckas med digital rekrytering

Din checklista för introduktion av ny medarbetare

1. Att göra innan den nyanställda börjar

Håll kontakten med medarbetaren från första sign och preboarding tills det är dags att dra igång introduktionen.

  • Måla upp förväntningarna som finns inför att den nya medarbetaren ska börja och vad som ska finnas på plats. Vilket material behöver kandidaten för att läsa på om företaget och förbereda sig? Vem ska kandidaten vända sig till om hen har några frågor? Vilka personer ska hen träffa och varför?
  • Utvärdera rekryteringsprocessen och vad du lärde dig om kandidatens behov. Testresultat är ett värdefullt underlag att använda sig av för att få relevanta insikter om vad den unika medarbetaren behöver – och kanske inte behöver. Din samarbetspartner inom arbetspsykologiska tester kan ge dig en rapport som redogör för medarbetarens unika behov.
  • Finns det något särskilt i organisationen du behöver ta hänsyn till just nu? Att tidigt informera om något är annorlunda eller påverkar det dagliga arbetet tillfälligt kan vara avgörande för att vända oro till trygghet.
  • Skapa en tydlig plan för introduktionen och vad som ska ingå. Utgå från din bas och justera utifrån kandidatens unika behov.
  • Om du har möjlighet: använd dig av olika typer av informationsmaterial och media, varva exempelvis filmer och presentationer med tyngre dokument. Vi hjälper dig gärna att utforma din rörliga onboarding!
  • Dela upp onboardingen i flera portioner så att medarbetaren kan introduceras lite i taget. Behöver du hjälp att paketera din onboarding? Ta hjälp av ett proffs! Många rekryteringsbyråer kan hjälpa till med detta.
  • Planera in möten mellan den nyanställda och de personer hen kommer samarbeta med.
  • Boka in introduktioner i system och en genomgång av rollen i sig.
  • Formula en plan för utbildning i god tid – om det behövs. Se till att medarbetarens utveckling ligger i linje med er kompetensstrategi.
  • Se till att alla system och all utrustning fungerar. För att inte behöva involvera IT, ha en utförlig handbok eller medarbetarhandbok som gör att personen enkelt kommer igång och kan felsöka själv om det behövs.
  • Välj ut en mentor eller fadder. Välj någon som har en liknande roll eller någon som kommer att kunna lära kandidaten viktiga delar.
  • Chefen ansvarar för att introduktionen fullföljs men behöver inte vara direkt inblandad. Följ upp och säkerställ att den nya medarbetaren har fått rätt verktyg och hjälp.
  • Informera teamet eller verksamheten om att medarbetaren snart ska börja. Att få nya förfrågningar på LinkedIn eller presentera sig med en hälsning i en mailslinga och få välkomnande brukar skapa en positiv känsla.
Rekommenderad guide  9 HR-frågor krisen kommer förändra – så förbereder du dig Hämta kunskap

2. Att göra under introduktionsprocessen

Som ansvarig för introduktionen har du en plan, men du önskar såklart också att medarbetaren ska agera proaktivt.

  • Uppmuntra den nyanställda till proaktivitet genom att ställa frågor om det saknas information, och förklara att hen kan ställa “dumma frågor” till andra. Inspirera redan från start till en lärande kultur där nyfikna frågor ses som positivt och utvecklande!
  • Uppmuntra den nya medarbetaren att vara nyfiken på sitt nya jobb, strukturen och kulturen. Nya medarbetare har unika utifrånperspektiv och kan ha mycket värdefull input kring både arbetssätt, kultur och andra värden inom organisationen som ni kanske tar för givet.
  • Be medarbetaren att samla på sig sina eventuella frågor och ta upp dessa under introduktionsprocessen.
  • Följ upp med medarbetaren regelbundet. Detta är särskilt viktigt när hen sitter på distans. Olika personer har olika behov, men lämna inte medarbetaren helt utan stöd innan du är helt säker på att allt fungerar som det ska.

3. Undvik vanliga missar många gör i en introduktion

Gemensam förväntansbild är nyckeln till en lyckad introduktion! Kom ihåg att ta hänsyn till medarbetarens förväntningar och unika behov så att onboardingen håller rätt nivå och blir relevant för båda parter.

  • Se till att medarbetaren, du och teamet har samma förväntningar genom att prata igenom introduktionen vid första mötestillfället.
  • Är det en senior person du har anställt kan du behöva känna av vad personen har för behov eller förväntan gällande stöd och ledarskap. Ha en öppen dialog om vad som är relevant och inte relevant, och var lyhörd för vilka önskemål som finns!
  • Många nyanställda och juniora personer är istället försynta och har svårt att våga fråga och uttrycka vad de tänker och känner. Var beredd på att ge extra stöd och överinformera hellre än att anta att den nya medarbetaren själv ska förstå. Det är mycket som är nytt de första veckorna!
  • Försök förstå vad det är för typ av person som kommer in och anpassa så gott det går för att den anställda ska känna sig bekväm och sedd.
  • Genomför inte en onboarding som går “över huvudet” på någon och undvik att prata om sådant personen redan känner till. Fokusera på att göra introduktionen så relevant som möjligt!

Vad händer om man inte får till en bra introduktionsprocess?

En bra onboarding leder till ökad produktivitet, minskad personalomsättning och ett starkare Employer Brand. När introduktionen inte fungerar som den ska finns det alltid en risk att medarbetaren väljer att avsluta sin anställning, eller det uppstår frustration och att startsträckan blir onödigt lång. En självgående och trygg medarbetare kommer snabbare att uppnå mål och relevanta siffror. Introduktionen är med andra ord ett effektivt verktyg för att få tillgång till en medarbetares fulla kapacitet och hjälpa hen att bidra till verksamheten!

Maxa din onboarding

Behöver du hjälp med att ta ett helhetsgrepp kring onboarding och skapa en verksamhetsanpassad checklista? Eller behöver du stöttning i enstaka delar som insikter från testresultat, framtagning av onboardingfilmer eller en workshop för rekryterande chefer? Kontakta oss så återkommer en onboardingspecialist till dig inom kort för att bolla idéer!

Rekommenderad guide  Hemligheten bakom en attraktiv företagskultur Hämta kunskap

Mer läsning från kunskapsbanken