Så fungerar en digitaliserad rekrytering

Vad är digital rekrytering?

Digital rekrytering innebär att det mesta som går att digitaliseras i en rekryteringsprocess görs digitalt. Det innefattar till exempel attraktion, ansökningsprocess, urval, tester och referenstagning. När vi befinner oss i ett läge då vi inte har möjlighet att träffa kandidater innebär det till och med att hela rekryteringsprocessen – och onboardingen – digitaliseras helt och hållet. Det finns ett flertal delar som behöver finnas på plats för att en rekryteringsprocess ska fungera digitalt.

Men, vad kan egentligen digitaliseras?

Underskatta inte kraften i digitalisering! Sedan vi på Wise Professionals påbörjade vårt arbete med att digitalisera vår rekryteringsprocess 2018 har vi frigjort cirka 20 procent av arbetstid som tidigare lades på administration. Tid vi nu istället lägger på personliga möten med både kandidater och kunder och som skapar betydligt mycket mer värde. Och när vi säger personliga möten, så måste det inte handla om att ses IRL. Coronakrisen tvingade oss alla att snabbspola många digitala processer – och det har visat sig att det går utmärkt att rekrytera digitalt.

Attraktion och urval

Värdet av digitalisering är som absolut störst i inledningsskedet av rekryteringsprocessen. En rekryterare lägger traditionellt sett ner väldigt mycket tid på de administrativa uppgifterna som behöver genomföras här. Genom att använda en smart digital annonseringstjänst kan du attrahera rätt kandidatmålgrupp, vi använder till exempel Adway. Med hjälp av vår digitala kollega, en robot vi valt att kalla Glenn (ja, hen skapades i Göteborg), ställde vi om till att vara helt digitala i våra första steg.

Detta kan du digitalisera i ett första steg:

• Annonseringslösningen
• Ansökningsförfarandet (inga manuella ansökningsvägar som “maila in ett cv”)
• Inledande kommunikation med kandidaten
• Urvalsfrågor och tester
• Snabb återkoppling och bekräftelse på varje steg i processen
• Automatiserade, men personliga, “nej tack”-mail

Genom digital rekrytering kan du i ett tidigt skede säkerställa en objektiv och fördomsfri process, en förutsättning inom kompetensbaserad rekrytering.

Intervjuer och tester

Genom digital rekrytering kan du ge snabbare återkoppling till kandidater. En viktig del i att skapa en bra kandidatupplevelse. 93 procent av kandidaterna tycker att responsen är viktig när de söker jobb, och 89 procent tycker att responsen påverkar deras syn på arbetsgivaren. Genom att digitalisera kommunikationen och teståterkopplingen kan du vara både snabb och personlig – i kombination med en bra mänsklig kontakt såklart.

Dessutom förkortas många processer avsevärt med digital rekrytering. Ett smart rekryteringssystem lagrar kandidaternas uppgifter för framtiden, och om en sökande återkommer behöver hen inte göra tester på nytt. Det gör också att du kan hitta och matcha kandidater som sökt tidigare till nya roller.

Om du har fungerande digitala processer i det inledande skedet får du också viktiga insikter kring utformning av kravprofil och urvalsfrågor. Och ett bra underlag för att utveckla dina kompetensbaserade intervjuer.

Referenstagning och onboarding

I slutskedet av processen finns det också goda anledningar att jobba med digital rekrytering. Att använda sig av digital referenstagning sparar tid då referenserna får möjlighet att svara på sina villkor, när det passar dem. Det minskar också eventuella risker som alltid finns i en referensintervju, som att ledande frågor kan påverka svaren. Mer objektivt, helt enkelt! Vi använder oss till exempel av tjänsten RefApp.

När det kommer till onboarding finns det väl knappast någon ursäkt längre att inte ha ett digitalt introduktionsprogram på plats. Oavsett om du använder dig av videomoduler, presentationer eller e-learning går det oftast att återanvända flera delar. En digital onboarding är inte bara kostnadseffektivt för företaget, det gör medarbetaren möjlighet att sätta sig in i arbetsplatsen och rollen på sina villkor och i sin egen takt. Det blir mer fokuserat och bättre för alla!

Glöm inte pre-boardingen

Tiden mellan att en kandidat har signerat anställningsavtalet fram till det faktiska startdatumet är också viktig att ta tillvara på. Det är här preboarding kommer in. En preboarding introducerar den nya medarbetaren till företagskulturen och arbetsplatsen – och kan vara 100 procent digital. En preboarding kan bestå i allt från videosnuttar på digitala plattformar, ett “paket” med kulturbok, personalhandbok och viktiga dokument för inläsning och sociala initiativ som att bjuda in den nya kollegan att ringa in till ett teammöte, bjuda in till internchatten eller etablera kontakt på LinkedIn. Det viktigaste är att du håller kontakt med den nya medarbetaren under den här tiden.

Digital rekrytering – en sammanfattning

• Digital rekrytering möjliggör en fördomsfri process och sparar tid
• Genom att digitalisera inledningsskedet har du mycket att vinna – mycket här kan skötas utan någon manuell handpåläggning
• Automatiserad kommunikation och snabb återkoppling är viktigt att prioritera
• Genom att ha urvalsfrågor och tester digitalt behöver kandidater bara genomföra dessa en gång, sedan kan samma kandidat söka nya tjänster snabbare – och du kan matcha nya roller mot uppgifterna i databasen
• Digital referenstagning gör att du får bättre svarskvalitet och snabbare referensprocess
• Att ta in onboarding som en del i digital rekrytering är både kostnadseffektivt och uppskattat av dina nya medarbetare