Kompetensförsörjning

Checklista: Så GDPR-anpassar du din rekrytering

gdpr rekrytering

Sedan GDPR trädde i kraft 2018 är det mer viktigt än någonsin att ha koll på hur du hanterar kandidaters personuppgifter inom rekrytering. Kandidatens upplevelse har alltid varit en hjärtefråga för oss på Wise Professionals och för att GDPR-anpassa våra processer gjorde vi ett stort arbete med att införa nya dokument och rutiner som säkerställer att vi värnar om våra kandidaters och kunders integritet. Här delar vi med oss av våra tips till ett bra GDPR-arbete inom rekrytering.

GDPR och rekrytering

Den upplevelse du skapar i kontakten med kandidaten påverkar inte bara din förmåga att rekrytera vid ett specifikt tillfälle, utan även upplevelsen av hela varumärket på längre sikt. I en vanlig rekryteringsprocess kommer de flesta kandidater inte till intervju. De kan ändå få en positiv upplevelse – om processen hanteras på ett genomtänkt sätt.

När du anlitar oss för att formge en skräddarsydd process så hjälper vi dig att säkerställa ett tidseffektivt och kvalitativt arbetssätt genom kompetensbaserad rekrytering och en mer träffsäker attraktionsmetod anpassad för dina målgrupper, alltid med hänsyn till att skapa en god kandidatupplevelse – och GDPR. Det kan handla om delar av rekryteringsarbetet eller hela flödet.

Checklista för GDPR-rekrytering

Vårt arbetssätt utgår från vår förståelse för affär och företagande samt välgrundad forskning inom HR- och beteendevetenskap. Genom våra mer än 12 000 personliga möten varje år ser vi tidigt trender inom attraktion och rekrytering. Och genom vårt fokuserade GDPR-arbete kan vi nu tillskriva oss en ny kompetens, hur man arbetar GDPR-anpassat vid rekrytering. Allt detta lärande och kunskap delar vi med oss av här i vår checklista för GDPR-rekrytering.

1. Inventera kandidatregistret

Gå igenom de system och rutiner som används för att hantera kandidaters personuppgifter.

2. Säkerställ samtycke

När en kandidat skickar in sina ansökningshandlingar måste denne bli informerad om vilka personuppgifter som kommer behandlas och hur de hanteras. Ha en tvingande checkbox i registreringsformuläret där man samtycker till er hantering, och varför inte passa på att inhämta samtycke att ni kan skicka marknadsrelaterat material och tips på jobb framåt för att hålla kontakten levande?

3. Uppdatera processer och rutiner

Skapa processbeskrivningar av hur personuppgifter samlas in, i vilket syfte de insamlas och hur uppgifterna kommer att användas och behandlas samt vilka som har behörighet att ta del av dessa uppgifter. Tänk även på frågor som ”Vad gör jag om en kandidat mailar in sitt CV?”, ”Hur delar vi CV:n med varandra internt?” etcetera.

4. Gallring – rensa ut gamla ansökningshandlingar

Rensa CV:n, personliga brev, testresultat med mera som inte längre är relevanta. Det är viktigt att sätta upp rutiner för hur länge du sparar kandidaters uppgifter. Enligt diskrimineringslagen bör man spara ansökningar och processdokumentation i två år i händelse av tvist, men längre än så är onödigt att spara ansökningshandlingar. Ett uppdaterat och levande rekryteringssystem är till allas fördel oavsett GDPR eller inte.

Rekommenderad guide  Så skapar du en oslagbar kandidatupplevelse Hämta kunskap

Behöver du hjälp att GDPR-anpassa er rekrytering?

Behöver du hjälp att se över era processer? Vi gör en rekryteringsanalys för att få fram nyckeltal kring kostnad och tidsåtgång. Förutom att utgå från denna input så kompletterar vi med målbilder, affärsplan, varumärkeslöften och företagskultur. Och varför inte passa på att mäta era kandidaters upplevelse?

Resultatet kan sedan vara en helt nydesignad process från scratch. Eller att vi valt ut områden som att skapa tydligare kravprofiler, välja kvalitetssäkrade och träffsäkra urvalsmetoder, ta fram ändamålsenliga mallar och underlag eller välja bra testverktyg som passar just er och era målgrupper. Och inte minst – utbilda och träna de i er organisation som är delaktiga i rekryteringsarbetet. Allt självklart med hänsyn tagen till GDPR.

Här kan du läsa mer om rekryteringsutbildning för chefer och ledare

Mer läsning från kunskapsbanken