Är er rekryteringsprocess GDPR-anpassad?

Sedan den 25 maj i år då GDPR trädde i kraft är det mer viktigt än någonsin att ha koll på hur du hanterar kandidaters personuppgifter i en rekryteringsprocess. Kandidatupplevelse har alltid varit en hjärtefråga för oss på Wise Professionals och inför GDPR gjorde vi ett stort arbete med att införa nya dokument och processer som säkerställer att vi värnar om våra kandidaters och kunders integritet.

Den upplevelse du skapar i kontakten med kandidaten påverkar inte bara din förmåga att rekrytera vid ett specifikt tillfälle, utan även upplevelsen av hela varumärket på längre sikt. I en vanlig rekryteringsprocess kommer de flesta kandidater inte till intervju. De kan ändå få en positiv upplevelse – om rekryteringsprocessen hanteras på ett genomtänkt sätt.

När du anlitar oss för att formge en skräddarsydd rekryteringsprocess så hjälper vi dig att säkerställa ett tidseffektivt och kvalitativt arbetssätt och en mer träffsäker attraktionsmetod anpassad för dina målgrupper, alltid med hänsyn till att skapa en god kandidatupplevelse – och GDPR. Det kan handla om delar av arbetsprocessen eller hela flödet.

Vårt arbetssätt utgår från vår förståelse för affär och företagande samt välgrundad forskning inom HR- och beteendevetenskap. Genom våra mer än 12 000 personliga möten varje år ser vi tidigt trender inom attraktion och rekrytering. Och genom vårt fokuserade GDPR-arbete under våren kan vi nu tillskriva oss en ny kompetens, hur man arbetar GDPR-anpassat vid rekrytering. Allt detta lärande och kunskap delar vi gärna med oss av.

Här kommer fyra tips för hur du kan säkerställa att du arbetar GDPR-anpassat:

  1. Inventering – Gå igenom de system och rutiner som används för att hantera kandidaters personuppgifter.
  2. Samtycke – När en kandidat skickar in sina ansökningshandlingar måste denne bli informerad om vilka personuppgifter som kommer behandlas och hur de hanteras. Ha en tvingande checkbox i registreringsformuläret där man samtycker till er hantering, och varför inte passa på att inhämta samtycke att ni kan skicka marknadsrelaterat material och tips på jobb framåt för att hålla kontakten levande?
  3. Uppdatera processer – Skapa processbeskrivningar av hur personuppgifter samlas in, i vilket syfte de insamlas och hur uppgifterna kommer att användas och behandlas samt vilka som har behörighet att ta del av dessa uppgifter. Tänk även på frågor som ”Vad gör jag om en kandidat mailar in sitt CV?”, ”Hur delar vi CV:n med varandra internt?” etc.
  4. Gallring – Rensa CV:n, personliga brev, testresultat m.m. som inte längre är relevanta. Det är viktigt att sätta upp rutiner för hur länge du sparar kandidaters uppgifter. Enligt diskrimineringslagen bör man spara ansökningar och processdokumentation i två år i händelse av tvist, men längre än så är onödigt att spara ansökningshandlingar. Ett uppdaterat och levande rekryteringssystem är till allas fördel oavsett GDPR eller inte.

Behöver du hjälp att se över er rekryteringsprocess? Vi gör en rekryteringsanalys för att få fram nyckeltal kring kostnad och tidsåtgång. Förutom att utgå från denna input så kompletterar vi med målbilder, affärsplan, varumärkeslöften och företagskultur. Och varför inte passa på att mäta er kandidatupplevelse?

Resultatet kan sedan vara en helt nydesignad process från scratch. Eller att vi valt ut områden som att skapa tydligare kravprofiler, välja kvalitetssäkrade och träffsäkra urvalsmetoder, ta fram ändamålsenliga mallar och underlag eller välja bra testverktyg som passar just er och era målgrupper. Och inte minst – utbilda och träna de i er organisation som är delaktiga i rekryteringsarbetet. Allt självklart med hänsyn tagen till GDPR.

Vill ni veta mer om hur du kan skräddarsy din rekryteringsprocess?

Kontakta mig!

073-521 65 83, caroline.dufva@wise.se

 

Dela

Rekommenderade blogginlägg