Hur B3 bygger om sin ekonomifunktion

Från stuprör till takränna

För att kunna hålla en hög servicenivå gentemot befintliga- och framtida dotterbolag behövde man se över hur kontaktleden fungerande mellan verksamheten och ekonomiavdelningen. Dotterbolagen saknade en tydlig kontaktpunkt inom ekonomiavdelningen, vilket ledde till både förvirring och ineffektivitet. Dessutom, som ett börsnoterat bolag, var kvaliteten på siffrorna av yttersta vikt, vilket ökade behovet av en stabil och strömlinjeformad process där en affärsnära och effektiv ekonomifunktion var avgörande.

”Vi hade en ekonomiavdelning som fungerade utifrån hur B3 såg ut för tio år sedan – inte hur vi behövde ha det idag. Vi var tvungna att tänka om, snabbt” berättar Emma Rydén, Head of Business Control på B3.

För att kunna omorganisera ekonomiavdelningen valde B3 att samarbeta med Eqonomy, en del av Wise. Målet var att säkerställa leveranskapaciteten i det dagliga arbetet samtidigt som en kartläggning av befintliga processer genomfördes.

”Vi behövde en flexibel och erfaren partner som kunde hjälpa oss att strukturera vår ekonomiavdelning för framtiden,” fortsätter Emma.

En brygglösning i väntan på framtiden

Att bygga om en ekonomiavdelning från grunden är inte något man gör över en natt. B3 insåg att de behövde en övergångsstrategi där de kunde stabilisera ekonomifunktionen samtidigt som de planerade nästa steg.

Genom att ta in erfarna konsulter kunde B3 hålla verksamheten flytande, samtidigt som de påbörjade en noggrann kartläggning av sina processer. Målet var tydligt:

• Säkerställa att månadsboksluten höll högsta kvalitet
• Identifiera och dokumentera ekonomiprocesserna
• Förbereda organisationen på en ny, mer strömlinjeformad struktur

”Vi behövde någon som inte bara kunde hålla oss ovanför vattenytan, utan också hjälpa oss att förstå hur vi bäst bygger vidare.” förklarar Emma.

Steg för steg mot en ny ekonomiavdelning

Brygglösningen blev starten på en tvåstegsraket:

Steg 1: Stabilisering

Första fasen handlade om ett övertagande av befintliga arbetsuppgifter för att kunna genomföra de månatliga boksluten ”as is” där fokus låg på att kartlägga befintliga rutiner och skapa instruktioner över samtliga moment i boksluten. Eqonomys konsulter tog över kritiska funktioner, såg till att nyckelprocesser fungerade och började samtidigt kartlägga hur arbetet faktiskt bedrevs. Det handlade om att skapa kontroll i en organisation där mycket var specialanpassat och personberoende.

Steg 2: Effektivisering och framtidsbygge

När stabiliteten började infinna sig kunde fokus skifta till förbättring. Med konsulternas erfarenhet av andra bolag implementerades best practices och en mer integrerad struktur. Stuprören skulle bort – istället skulle ekonomifunktionen resursoptimeras där medarbetarna arbetade ”från ax till limpa”.

Men förändring tar tid – och den är inte enkel

Trots framstegen har B3:s ekonomiavdelning fortfarande enväg kvar att gå. Att omorganisera är en sak – att få en hel organisation att arbeta på ett nytt sätt är en annan. Parallellt med organisationsförändringen ska det löpande arbetet fortgå och man ska hitta tid för att driva förbättringsprojekt och effektiviserar. Det kräver nogsam planering och struktur, kapacitet att tänka om i det fall det behövs och ett nära samarbete både teamet och verksamheten.

”Med facit i hand underskattade vi tiden det skulle ta att förändra vårt arbetssätt – det tar tid! Men det är viktigt att ha tilltro till processen även då man möter motstånd

Utmaningarna har varit många:

Kommunikation: Att få verksamheten att anpassa sig till förändrat arbetssätt på ekonomi kräver tydlig och transparent kommunikation, det skapar en större förståelse för om det dyker upp hinder. Här tog det lite tid innan vi hittade en fungerade kommunikationskälla som inte tog förmycket att verksamhetens tid.

Processer: Trots dokumentation och rutiner finns fortfarande delar som inte. Är fullt anpassade till hur vi vill arbeta. Man kan inte förändra allt över en natt utan man förstå att små förändringar leder till de stora resultaten. Vill man förmycket samtidigt finns risk att inget blir av.

Konsultomställning: Vissa roller har behövt justeras och bytas ut under processen. I ett så pass stort konsultuppdrag så blir det inte alltid rätt, det är naturligt. Det helt avgörande att ha en bra dialog med uppdragstagaren så att man kan anpassa sig snabbt och få till en bra lösning.

Men samtidigt har det också inneburit insikter. Eqonomys konsulter har inte bara fyllt en tillfällig funktion – dem är också med och utformar framtidens ekonomifunktion på B3.

”Att ta in konsulter var inte bara en brygglösning – det blev en lärandeprocess. Vi har fått in erfarenhet och perspektiv som vi kanske inte annars aldrig hade fått. ”

Vad händer nu?

B3 är fortfarande mitt i sin förändringsresa. De har kommit långt, men där inte i mål än.

Nästa steg: Finjustera processer, säkerställa långsiktig hållbarhet och se över möjligheterna att outsourca fler delar av verksamheten.
Lärdom: Förändring tar längre tid än man tror. Och att oförutsedda incidenter kan innebär att man behöver vara förberedd på att tänka om. 

Framtidstro: B3 är fast beslutna om att skapa en modern och hållbar ekonomiavdelning med resuroptimerade roller, hög servicenivå och kvalitet i leveranser.

”Det har varit en tuff resa, men vi kommer att komma ut starkare på andra sidan. Samarbetet med Eqonomy har varit en avgörande i det här arbetet, och vi ser fram emot att fortsätta utvecklingen tillsammans.”

3 anledningar till att B3 valde att samarbeta med Eqonomy

1. Behov av en flexibel brygglösning

B3 stod inför en omfattande omorganisation där många medarbetare på ekonomiavdelningen lämnade samtidigt. Att snabbt ersätta dessa roller med interna rekryteringar var en omöjlighet. Eqonomy erbjöd en interimslösning där erfarna konsulter kunde gå in och stabilisera ekonomifunktionen, samtidigt som B3 fick tid att rekrytera rätt personer långsiktigt.

2. Expertis och erfarenhet från flera bolag

Genom Eqonomy fick B3 tillgång till konsulter med bred erfarenhet från olika branscher och bolag. Detta innebar att de inte bara fick in extra resurser utan också nya perspektiv, best practices och insikter om hur ekonomifunktionen kunde byggas mer effektivt för framtiden. Eqonomys konsulter hjälpte B3 att identifiera och implementera förbättringar i arbetssätt och processer.

3. Förståelse för verksamheten och rätt matchning av kompetens

En avgörande faktor var att Eqonomys konsultchef hade en djup förståelse för B3:s behov och kunde matcha rätt kompetens till rätt roll. När B3 uttryckte att de behövde seniora ekonomikonsulter, mid level-profiler och ekonomiassistenter, kunde Eqonomy snabbt leverera kandidater som passade organisationens behov. Detta gjorde övergången smidigare och säkerställde att B3 kunde fortsätta leverera högkvalitativa siffror i en kritisk period.

En förändringsresa med både hinder och möjligheter

B3:s historia visar att förändring aldrig är enkel. Det kräver tid, engagemang och en vilja att ifrågasätta gamla strukturer. Men med rätt strategi – och rätt partner – går det att bygga en ekonomifunktion som inte bara fungerar idag, utan också är rustad för framtiden.

Vill du veta hur en skräddarsydd konsultlösning kan hjälpa ditt företag? Kontakta Eqonomy idag.