Office Coordinator till Advisense

Det här är ett konsultuppdrag med start i januari/februari och löper minst 6 månader framåt och för rätt person finns det goda möjligheter till förlängning eller överrekrytering till Advisense. Du kommer att arbeta på heltid under kontorstider och utgå från huvudkontoret på Östermalmstorg tillsammans med cirka 300 kollegor.

Ditt uppdrag
I rollen som Office Coordinator ansvarar du för den operativa driften av kontoret där du tillsammans med en annan kollega i liknande roll samarbetar för att skapa en trivsam arbetsmiljö. Ni kommer arbeta tätt för att lyckas, och turas om att bemanna receptionen där ni välkomnar såväl kollegor som kunder.

Som Office Coordinator har du en central och viktig roll för att få kontoret att flyta på och fungera smidigt vilket skapar en god trivsel för gäster och kollegor. Du har en bred och varierande roll där du ansvarar för att kontoret är representativt och att den fysiska miljön är trivsam. Du hanterar kontorsadministration och har löpande kontakt med leverantörer samt ansvar för inköp till kontoret. Du ansvarar för att genomföra interna och externa event och vi ser gärna att du kommer med egna idéer och initiativ samt är nytänkande för att se till att kulturen efterlevs.

Du kommer att ingå i ett härligt team om cirka 30 kollegor inom Group Functions och rapportera till Head of Office Management.

Exempel på andra operativa och administrativa arbetsuppgifter:

• Ansvara över kontorsadministration, post- och dokumenthantering
• Hantera felanmälan och serviceärenden
• Ansvara för nycklar, larm, lås och säkerhet på kontoret
• On- och offboarding av nya kollegor
• Administrera bolagets avtalshanteringssystem samt upprättande av processer, rutiner och nya användare
• Attestera fakturor och utföra kvittoredovisning samt ha budgetuppföljning
• Utvärdera, förhandla med och hantera leverantörer och samarbetspartners
• Ansvara för säkerhet och arbetsmiljö på kontoren inkl. brandskydd, larm/lås, internt hållbarhetsarbete, ergonomi etc. och deltaga i arbetsmiljögruppen
• Tillhandahålla direkt administrativt och operativt stöd till såväl teamet som övriga kollegor

Din bakgrund
För att lyckas i rollen som Office Coordinator har du ett par års erfarenhet från en liknande roll och/eller inom en annan serviceinriktad roll. Du har förmågan att arbeta i en bred, koordinerande och serviceinriktad roll samt är ansvarstagande och prestigelös som person. Du har mycket god samarbetsförmåga och samtidigt erfarenhet att arbeta självständigt samt tar egna initiativ. Vidare ser vi att du har en förmåga att arbeta proaktivt samt kan arbeta med flera arbetsuppgifter parallellt utan att tumma på kvalitén. Du är också relationsskapande i ditt bemötande och trivs i en administrativ och serviceinriktad roll där du skapar en trivsam arbetsmiljö.

Du är flytande i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Du har goda kunskaper i Officepaketet och främst Excel.

Om Advisense
Advisense har vuxit till att bli ett marknadsledande expertbolag inom styrning, risk och efterlevnad (GRC – Governance, Risk & Compliance) och är nu den största oberoende rådgivningsfirman i Norden inom detta område, där de hjälper sina kunder med rådgivning, tjänster, teknologi och fondlösningar. Advisense strävar efter att vara den bästa arbetsplatsen för GRC-experter och har mer än 450 medarbetare på sina kontor i i Belgien, Danmark, Finland, Tyskland, Litauen, Norge och Sverige.

Läs mer om Advisense här.

När du blir en av oss
Som konsult hos The Pace erbjuds du alltid en marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och anslutning till vårt kollektivavtal – inget är viktigare för oss än att du känner dig trygg i din anställning. På samma sätt som vi ställer höga krav på dig som konsult förväntar vi oss också att du ställer höga krav på oss som arbetsgivare. Oavsett vart du befinner dig i din karriär så ska konsultrollen hos The Pace ge dig kunskap och erfarenhet som du kan bära med dig på vägen till nästa spännande utmaning.

Wise Professionals är en rekryteringsbyrå som designar, utvecklar och erbjuder hållbara rekryteringslösningar tillsammans med arbetsgivare och kandidater som ställer höga krav. Vi arbetar på uppdrag av Sveriges starkaste varumärken tillsammans med arbetsgivare som månar om sina medarbetares arbetsglädje. Idag finns vi i Sveriges storstadsregioner Stockholm, Göteborg och Malmö.

Om du vill veta mer
Du får gärna kontakta oss om du har frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver. Vi som arbetar med detta uppdrag är Kandidatansvarig Elin Eriksson (elin.eriksson@thepace.se) och Konsultchef Emilie Runnegård Shawwaf (emilie.runnegard@thepace.se).

Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Rollen kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan!

Vi ser fram emot att höra från dig!