Executive Assistant/Office Coordinator till Specsavers

Ditt uppdrag
I denna breda och varierande roll blir du ett viktigt stöd till Country Director och en självklar del av ledningsgruppens arbete. Det här är en roll för dig som trivs nära besluten men också gillar att kavla upp ärmarna. Du är den som får saker att fungera i praktiken – den som märker när något behöver fixas, samordnas eller förbättras innan någon ens hunnit be om det. Du har det övergripande ansvaret för kontorets dagliga drift och ser till att miljön är välkomnande, säker och fungerar för alla.

Du kommer b la att:

·       Ansvara för kalender, mejl och resebokningar för Country Director

·       Delta i alla ledningsgruppsmöten och ha helhetsansvar för mötesdokumentation, agendor och uppföljning

·       Koordinera och strukturera dokumentation i SharePoint

·       Vara kontorsansvarig – säkerställa att kontoret är välkomnande, säkert och fungerar i vardagen

·       Hantera avtal och leverantörer kopplade till kontoret (t.ex. städ, kaffemaskiner mm.)

·       Planera och genomföra kontorsaktiviteter, firanden och sociala event

·       Arbeta med brandskydd, QMS-inspektioner och egenkontroller

·       Vara en nyckelperson i att skapa struktur, förbättra processer och bidra till en trivsam och effektiv arbetsmiljö

Din bakgrund
Vi söker dig som är självständig, strukturerad och serviceinriktad, med ett öga för detaljer och en förmåga att se helheten. Du trivs i en dynamisk miljö där ingen dag är den andra lik, och du har lätt för att samarbeta med olika funktioner.

För att lyckas i rollen behöver du vara självgående och proaktiv – du tar egna initiativ, driver uppgifter och projekt i mål och har förmågan att prioritera även när tempot är högt. Du är lösningsorienterad och flexibel, med en naturlig fallenhet för att hantera flera uppgifter samtidigt utan att tappa struktur eller noggrannhet. Du är en trygg kommunikatör som bygger relationer och skapar tillit genom tydlighet och närvaro.

Vi ser gärna att du har:

·       Erfarenhet som Executive Assistant och/eller Office Coordinator

·       Mycket goda administrativa färdigheter och vana vid att hantera flera uppgifter parallellt

·       Erfarenhet av kundservice eller serviceinriktade roller

·       Goda kunskaper i Office365 och digitala verktyg

·       Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift

Erfarenhet från detaljhandel eller franchiseorganisation är meriterande.

Om Specsavers
Specsavers är en internationell optikerkedja med ursprung i Storbritannien. Företaget erbjuder synundersökningar, glasögon, kontaktlinser och solglasögon. Specsavers är ett familjeägt företag med en stark värdegrund och vår vision är att förbättra liv genom bättre syn. Kulturen präglas av kamratskap, öppenhet och en vilja att hjälpa varandra. Här arbetar man tillsammans, med respekt och omtanke, i en miljö där alla får ta plats och bidra.

Låter det intressant?
I den här rekryteringen samarbetar Specsavers med The Pace/Wise Professionals. För att säkerställa en objektiv och icke-diskriminerade rekrytering kommer du att få genomföra arbetspsykologiska tester om du går vidare i denna process. Har du frågor om tjänsten kan du kontakta ansvarig Rekryteringskonsult Stephanie Grammenidis Hagman stephanie.grammenidis@thepace.se Vi arbetar med löpande urval och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

Är du redo att bli en nyckelperson i ett företag där arbetsglädje, utveckling och meningsfullhet står i centrum?

Välkommen med din ansökan!