Mångfald & inkludering

Så rekryterade vi en digital kollega

digital kollega

För ett år sedan bestämde vi oss för att nyfiket utforska hur vi med teknikens hjälp kan ge oss in i framtidens rekrytering. Vi ville undersöka vad som händer om vi med teknik frigör tid och låter våra konsulter få ägna all sin tid åt det de är allra bäst på – att använda sin sociala och kognitiva intelligens för att stärka relationerna med både kunder och kandidater. Därför testar vi att anställa en digital kollega.

Vår förhoppning är att frigöra ännu mer tid för vår expertis och våra hjärtefrågor – tid till att vara konsultativa och skapa rekryteringsprocesser som leder till att rätt person får jobbet, att alla som sökt det får en bra kandidatupplevelse och att uppdragsgivarens arbetsgivarvarumärke stärks.

Vår hypotes handlade om hur vi skulle kunna åstadkomma en förbättring, och för att undersöka detta krävdes att nyfiket utforska en förändring i arbetssätt. Vi vill se vad som är möjligt med teknikens hjälp och vad som sker när teknik och människa möts.

En ny, digital, kollega

Vi har valt att med en pilot undersöka hur vi med hjälp av robotisering med en mjukvarurobot skulle kunna göra urvalsprocessen effektivare och att den faktiskt skulle göra ett bättre jobb ur en aspekt. Mjukvarurobotens urval skulle kunna bli helt faktabaserat, utan värderingar – och passa utmärkt för en kompetensbaserad rekryteringsprocess.

Om piloten faller väl ut skulle roboten kunna bli vår högpresterande assistent med nästintill oändlig kapacitet och potentiellt förändra vårt sätt att arbeta. Det gäller att det blir rätt, en felrekrytering är dyr, så även en mjukvarurobot som inte passar in.

Rekommenderad guide  Så skapar du en oslagbar kandidatupplevelse Hämta kunskap

Så skapade vi vår digitala rekryteringsprocess

Vi valde att se på mjukvaruroboten som en blivande digital kollega och satte igång en rekryteringsprocess. För rekrytering kan vi, så det borde bli bra. Så här har vi gjort:

1. Intern förankring

Vi inledde processen med att informera alla om att vi skulle rekrytera en mjukvarurobot som skulle kunna avlasta konsulterna med repetitiva, administrativa arbetsuppgifter. Vi ägnade en del tid åt att fundera på vad vi skulle göra med den tid som frilades och skapade en målbild för hur det skulle bli. Ett mål som vi alla ville nå och skulle sträva efter att uppfylla. Den interna förankringen säkrar konsulternas engagemang och delaktighet i projektet, så att det får tillgång till den kunskap och kompetens som krävs för att rekrytera rätt mjukvarurobot, skapa bästa möjliga förutsättningar för roboten att lyckas med sitt uppdrag och säkerställa att hen blir väl mottagen när hen är på plats.

2. Kartläggning

Vi började med att genomlysa verksamheten. Vilka repetitiva arbetsmoment gör konsulterna och hur gör de dem?

3. Arbetsprocesser

Vi identifierade de arbetsprocesser som vi skulle kunna utveckla eller automatisera och vilka krav vi ställde på roboten för att det skulle kunna ske på ett bra sätt.

4. Proof of concept

Vi gjorde ett proof of concept för att säkerställa att tekniken fungerar, avlastar oss på ett bra sätt och få reda på hur mycket tid vi faktiskt kan spara. Vi ville vara helt säkra på att våra konsulter kan samarbeta med tekniken, att den tillför värde och kommer att bli använd.

5. Strategisk samarbetspartner

Vi träffade ett antal leverantörer med vår tydliga kravprofil för att utvärdera och säkerställa att vi hittade rätt partner utifrån de behov vi har. Vi valde att samarbeta med New Innovation Management eftersom de kan tekniken och förstår vår affär. Tillsammans med dem kan vi utmana branschpraxis och utveckla framtidens rekryteringsprocesser. De blir en strategisk partner som ska hjälpa oss på både kort och lång sikt.

6. Utveckling av roboten

New Innovations Managements första uppdrag är att utveckla den mjukvarurobot som ska börja arbeta tillsammans med oss under hösten. Istället för att vi lär upp en ny kollega ger vi dem all information de behöver för att bygga en automatiserad process.

7. Onboarda en digital kollega

Nästa steg är att onboarda vår nya digitala kollega. Alla konsulter behöver förstå hur de kan ha nytta av hen och hur de samarbetar på bästa sätt. Roboten kommer att arbeta åt oss alla, påverka vårt arbetssätt, avlasta oss och ge oss mer tid över till de personliga mötena. Vi ser fram emot det och har en onboarding-plan.

Hittills har vår digitala kollega hjälpt oss spara 20 % av vår tid som vi tidigare lade på administration.

Här kan du läsa mer om hur vi jobbar med digital rekrytering

Mer läsning från kunskapsbanken