När tillväxt ställer nya krav på HR
När Charlotta Kajanus, CFO på Avinode, ser tillbaka på bolagets resa beskriver hon en organisation i stark tillväxt, från startup till global aktör med komplexa behov. Avinode, som erbjuder en digital marknadsplats för privatflyg, verkar på en internationell marknad med kunder och verksamhet i både Europa och USA.
I takt med att organisationen växte ökade också kraven på HR. Fler medarbetare, fler chefer och en mer internationell struktur innebar att HR-frågorna blev både fler och mer avancerade. Samtidigt påverkades organisationen av nya ägare och globala initiativ, vilket skapade ytterligare behov av struktur och anpassning.
– Ju fler vi blev, desto mer komplext blev allt. Rekrytering, performance management, chefsstöd. Allting bara växte, berättar Charlotta.
När organisationen växte och blev mer internationell förändrades också kraven på HR-funktionen. Fler medarbetare, fler chefer och fler utvecklingsinitiativ skapade behov av ytterligare kapacitet och specialistkompetens inom flera områden.
Ett konkret behov uppstod när bolagets HRBP skulle gå på föräldraledighet. Organisationen behövde snabbt säkerställa kontinuitet i det dagliga HR-arbetet samtidigt som flera utvecklingsinitiativ redan var igång.
– Det handlade inte bara om att täcka upp under föräldraledigheten. Vi hade många projekt igång samtidigt och såg ett värde i att få in ytterligare erfarenhet och kapacitet för att driva dem framåt, förklarar Charlotta.
Rätt kompetens vid rätt tidpunkt
Avinode hade sedan tidigare erfarenhet av att ta in HR-konsulter från Wise HR som stöd i både uppbyggnad och utveckling av sin HR-funktion. När behovet av att täcka upp under ett föräldravikariat uppstod var det därför naturligt att återigen vända sig till Wise.
En senior HR-konsult, Mirjam Damsma, kom in i organisationen.
Initialt var uppdraget att täcka upp under ett föräldravikariat, men i takt med att samarbetet utvecklades blev Mirjam en viktig förstärkning i flera av organisationens pågående initiativ.
– Du kan slänga allt i den lådan. Det var verkligen allt från operativt stöd till strategiska projekt, säger Charlotta.
Att snabbt bli en del av verksamheten
I början av ett uppdrag handlar mycket om att förstå organisationen, människorna och nuläget. Jag lägger mycket tid på att lyssna, ställa frågor och bygga relationer för att skapa förtroende och förstå var jag kan bidra mest, säger Mirjam Damsma, senior HR-konsult på Wise HR.
Mirjam satte sig snabbt in i verksamheten och tog ansvar för både löpande HR-arbete och utvecklingsinitiativ. Hennes erfarenhet från flera olika organisationer blev en tydlig tillgång, särskilt i förändringsarbete.
– När du driver förbättringsprojekt är det guld värt att få in någon som har sett hur andra gör, fortsätter Charlotta.
Det som särskilde Mirjam var kombinationen av operativ trygghet och strategisk höjd. Hon kompletterade det befintliga HR-arbetet med erfarenheter från andra organisationer och kunde både stötta chefer i vardagen och driva komplexa frågor framåt.
– Det blev ganska tydligt snabbt att Mirjam kunde ta ett stort eget ansvar och bidra med både erfarenhet och nya perspektiv i de frågor vi arbetade med, berättar Charlotta.
När Avinode samtidigt stod inför ett större förändringsinitiativ, implementeringen av ett nytt lönesystem för flera europeiska bolag, blev hennes roll avgörande.
Projektet startade som ett lokalt behov men växte snabbt till ett koncerninitiativ. Målet var att ersätta manuella och fragmenterade processer med en gemensam, digital plattform för hela Europa.
– Det började i ett bolag, men ganska snabbt insåg vi att det här borde vi göra för alla, säger Charlotta.
Mirjam tog en central roll i projektet:
- Hon koordinerade arbetet mellan olika länder och funktioner
- Hon drev dialogen med både lokala team och global ledning
- Hon säkerställde att implementationen anpassades efter verksamhetens behov
- Hon höll ihop projektet genom flera parallella go-live-faser
– Vi behövde någon som kunde projektleda och där hade vi Mirjam, förtydligar Charlotta.
Det som började som ett tidsbegränsat uppdrag förlängdes därför i flera steg, i takt med att både behovet och värdet blev tydligare.
Ett komplext projekt över flera länder
Den största utmaningen var att payroll-processerna såg olika ut mellan länderna. För att skapa en gemensam lösning behövde vi förstå både lokala krav och den framtida processen på europeisk nivå, berättar Mirjam Damsma.
Resultat som märks i hela organisationen
Samarbetet med Wise och insatserna från Mirjam har gett tydliga effekter i organisationen:
Effektivare arbetssätt
- Ett gemensamt lönesystem för flera länder
- Minskad administration och manuellt arbete
- Kortare beslutsvägar
– Nu går jag in i samma system oavsett land. Det har verkligen förenklat allt, säger Charlotta.
Stärkt HR-funktion
- Tydligare struktur och processer
- Bättre stöd till chefer
- Ökad strategisk höjd i HR-arbetet
– Genom att få in ytterligare HR-kompetens kunde vi fördela ansvar på ett mer hållbart sätt samtidigt som flera utvecklingsinitiativ drevs framåt, berättar Charlotta.
Bättre beslutsunderlag
- Tillgång till data och benchmarking
- Ökad transparens i lönearbetet
– Vi upptäckte att systemet gav oss mer än vi trodde, till exempel data för benchmarking som vi saknat, fortsätter Charlotta.
Ökad kvalitet i projekt
- Snabbare genomförande
- Bättre lösningar genom extern kompetens
En förlängd arm när behoven förändras
För Avinode har samarbetet med Wise HR handlat om mer än enskilda insatser. Det har varit en förlängning av den egna organisationen.
– Wise är som en förlängd arm, en extern hjälp som man kan ta in och ut efter behov, säger Charlotta.
En avgörande styrka har varit kombinationen av individ och nätverk.
– Det som varit så bra är att vi fått någon in-house som samtidigt har tillgång till hela Wise. Behöver vi rekrytera eller få stöd i till exempel en legal fråga finns nätverket där, förklarar Charlotta.
Relationen bygger på förtroende, flexibilitet och förståelse för verksamheten.
– Man kände snabbt ett totalt förtroende. Mirjam blev en naturlig del av teamet och någon vi visste kunde driva frågor vidare med hög kvalitet, avslutar Charlotta.
