En komplex roll med stor bredd
En Executive Assistant behöver kunna röra sig mellan strategiskt och operativt, planerat och oförutsett. För Specsavers innebar rollen allt från projektledning och processer till praktisk koordinering och kommunikation i en global organisation. Samtidigt behövdes struktur, framförhållning och förmågan att snabbt agera när förutsättningarna förändras.
– Det är en mer komplex roll än vad man tror. Det är väldigt mycket spindeln i nätet, berättar Marita.
För Specsavers var det därför viktigt att arbeta med en rekryteringspartner med specialistkunskap om den här typen av roller. Tidigare goda erfarenheter av Wise, tillsammans med Wise Admins specialistkunskap och nätverk inom området, gjorde valet naturligt. I Stephanie Grammenidis Hagman fick Marita dessutom en rekryteringskonsult som snabbt förstod både rollen och vilket stöd hon behövde som ledare.
Rätt matchning börjar med att förstå behovet
Att förstå vad en Executive Assistant behöver kunna var bara en del av uppdraget. Eftersom rollen innebär ett nära samarbete behövde Stephanie också förstå Marita som person och ledare. Vilket stöd behövde hon och vilka egenskaper var viktiga hos den person som skulle arbeta nära henne? Det perspektivet blev en viktig del av kravbilden.
– För mig var det viktigt att förstå både Marita som person och som ledare. Jag ville få en tydlig bild av hennes vardag, arbetssätt, förväntningar och vilket stöd hon behövde för att kunna fokusera på sitt uppdrag som vd, säger Stephanie.
Stephanies erfarenhet av att rekrytera Executive Assistants gjorde det möjligt att snabbt konkretisera vad Specsavers sökte. Det handlade inte bara om erfarenhet och kompetens, utan också om att förstå vilka drivkrafter, arbetssätt och personliga egenskaper som skulle skapa rätt förutsättningar för ett nära och långsiktigt samarbete. Marita beskriver hur hennes egna tankar och behov blev tydligare och mer specifika genom dialogen.
– Stephanie ville förstå vem jag är, vilka människor jag samarbetar bäst med och vad jag behöver i min roll. Hon kunde sätta tydliga ord på mina önskemål och behov, men också förstå mig och vad företaget behövde få ut av den här rollen, säger Marita.
Det skapade en gemensam målbild innan sökandet efter kandidater tog fart. Wise Admin kunde därefter kombinera annonsering med sitt upparbetade nätverk inom administrativa specialistroller och presentera kandidater utifrån den kravbild som tagits fram tillsammans.
När erfarenhet och personlighet tillsammans avgör matchningen
Med en tydlig bild av både rollen och den person Specsavers sökte kunde rekryteringen gå vidare. Flera kvalificerade kandidater presenterades, men i slutändan blev det kombinationen av gedigen erfarenhet och personlig matchning som avgjorde.
För Stephanie var det just helheten som var avgörande i bedömningen av kandidaterna.
– En lyckad rekrytering handlar sällan om en enskild faktor, utan om hur erfarenhet, personlighet, drivkrafter och arbetsstil samspelar och skapar en helhet, säger Stephanie.
För Marita blev förtroendet och känslan av att kunna arbeta nära tillsammans en viktig del av valet.
– Man får inte bortse från att man också ska känna att man klickar med en person. Jag behöver känna att vi kan jobba bra tillsammans, för det är så viktigt att känna ett stort förtroende för den individ man jobbar väldigt nära, förklarar Marita.
Just för en Executive Assistant blir den dimensionen särskilt viktig. En riktigt bra matchning handlar inte bara om att kunna utföra arbetsuppgifterna. Med tiden behöver personen förstå sin chef, arbetssättet och verksamheten så väl att samarbetet blir både nära och effektivt.
Erfarenhet som skapade värde från start
Kort efter att den nya Executive Assistanten börjat stod organisationen inför en kontorsflytt som behövde genomföras med kort varsel. Där blev värdet av att ha rekryterat en person med gedigen erfarenhet tydligt. Där blev värdet av att ha rekryterat en person med gedigen erfarenhet tydligt. Trots att organisationen, systemen och processerna var nya kunde hon dra nytta av sin erfarenhet från liknande roller för att snabbt hitta rätt vägar och bidra i arbetet.
För Marita är just den tryggheten central. Att ha någon vid sin sida som kan avlasta, skapa struktur och hjälpa till att hålla ihop frågor gör skillnad i en vardag där förutsättningarna snabbt kan förändras.
Rekryteringen visar samtidigt varför specialistkunskap spelar roll även när den formella kravprofilen är tydlig. Förmågan att förstå människan bakom behovet och omsätta den förståelsen i rätt kandidatprofil blev en viktig del av träffsäkerheten.
– När man tar in en rekryteringsfirma är det väldigt värdefullt att ha en person som snabbt kan omsätta de här tankarna. Det var jag väldigt imponerad över, säger Marita.
