Hur skapar du rätt förutsättningar för människor att ta ansvar, samarbeta och må bra även när ni inte ses varje dag? Här är sju tips för dig som leder på distans.
1. Skapa ett tydligt uppdrag
Om medarbetarna ska kunna leda sig själva på ett bra sätt är ett tydligt uppdrag en av grundpelarna i ledarskapet. Det är viktigt oavsett var vi arbetar, men på distans kan behovet bli ännu tydligare eftersom de spontana avstämningarna ofta blir färre.
Ett tydligt uppdrag innebär att både chef och medarbetare förstår målen, vad som förväntas, vem som ansvarar för vad, vilka mandat som finns och vad som ska prioriteras.
Tydlighet skapar bättre förutsättningar för människor att fatta egna beslut och använda sin kompetens utan att behöva stämma av varje detalj.
2. Säkerställ tillgång till rätt information
Medarbetare behöver ha tillgång till relevant information när de behöver den.
Det är särskilt viktigt när människor arbetar mer självständigt. Med rätt information blir det lättare att fatta beslut, ta initiativ och förstå vad som behöver göras.
Som chef behöver du därför fundera på både vilken information som delas och hur lätt den är att hitta. Målet är inte att kommunicera mer för kommunikationens skull, utan att skapa tydlighet.
3. Prioritera relationerna
På distans kan det vara svårare att fånga upp signaler på att en medarbetare har problem, känner sig isolerad eller har en ohållbar arbetssituation.
Därför behöver relationerna få utrymme även när ni inte ses fysiskt.
Fråga hur arbetssituationen fungerar, hur arbetsbelastningen ser ut och om medarbetaren har rätt förutsättningar för att göra sitt jobb. Men framför allt: skapa tid för att faktiskt lyssna på svaret och ställa följdfrågor.
Regelbundna samtal gör det lättare att fånga upp både behov och idéer som annars riskerar att gå förlorade på distans.
4. Föregå med gott exempel
Flexibelt arbete kan göra gränsen mellan arbete och fritid mindre tydlig. Som chef påverkar ditt eget beteende vilka normer som utvecklas i teamet.
Om du skickar mejl eller meddelanden sent på kvällen kan medarbetare exempelvis uppleva att de förväntas vara tillgängliga, även om det inte var din avsikt.
Var därför tydlig med vilka förväntningar som finns kring tillgänglighet och återhämtning. Fundera också på vilka signaler ditt eget beteende skickar.
5. Skapa sociala sammanhang
När människor arbetar på olika platser uppstår inte alltid de naturliga möten som annars sker under en arbetsdag. Därför kan organisationen behöva skapa andra möjligheter till socialt samspel.
Samhörighet är också ett av de grundläggande psykologiska behoven inom Self-Determination Theory. Att känna sig inkluderad, ha goda relationer och kunna hjälpa och få stöd av andra kan bidra till motivation.
Det sociala behöver däremot inte betyda fler digitala möten. Fundera på vilka former som faktiskt skapar värde för teamet och ger människor möjlighet att bygga relationer.
6. Skapa bra digitala möten
Digitala möten kräver struktur precis som fysiska möten. En tydlig agenda, ett tydligt syfte och aktiv facilitering gör det lättare för deltagarna att bidra.
Fördela ordet, ställ frågor och skapa utrymme för olika perspektiv. Fundera också på om mötet verkligen behöver vara ett möte. I vissa fall kan information delas eller frågor lösas på andra sätt.
Undvik generella krav på att alla alltid ska ha kameran på. Kamera kan bidra till närvaro i vissa sammanhang, men människor kan ha olika förutsättningar och behov. Utgå i stället från mötets syfte och vad som skapar ett bra deltagande.
7. Ta hand om din egen hållbarhet
För att kunna leda andra över tid behöver du också skapa hållbara förutsättningar för dig själv.
Se över din egen arbetsbelastning och skapa struktur för ostört arbete. Var tydlig med dina prioriteringar, ge utrymme för återhämtning och fundera på hur du själv sätter gränser mellan arbete och fritid.
Som chef behöver du inte ha alla svar. Men du behöver skapa förutsättningar för både dig själv och andra att göra ett bra jobb, oavsett var arbetet utförs.
