När behovet inte kunde vänta
Zeppelin har verksamhet från norr till söder i Sverige och är svensk återförsäljare för Caterpillar. Bolaget säljer, servar och hyr ut entreprenadmaskiner och arbetar även med bland annat reservkraft och generatorlösningar. För löneavdelningen innebär verksamhetens bredd ett ansvar för omkring 650 löner, fördelade på både kollektivanställda och tjänstemän.
Elizabeth Axelsson ansvarar för löneavdelningen, som består av henne och två löneadministratörer. Inför sommaren 2025 förändrades bemanningssituationen när en medarbetare gick på ledighet och en annan slutade. Behovet av förstärkning blev därför både konkret och tidskritiskt. Dessutom behövde personen kunna arbeta under sommaren, vilket gjorde förutsättningarna mer specifika än vid ett vanligt konsultbehov.
För Elizabeth hade samtidigt ingen erfarenhet av att ta in konsulter så detta var en ny situation för henne.
– Jag visste inte riktigt hur det fungerade eller vad jag skulle tänka på, säger Elizabeth.
Det gjorde stödet runt själva matchningen minst lika viktigt som att snabbt hitta en tillgänglig specialist.
Från behov till rätt matchning
Zeppelin hade sedan tidigare en relation med Wise genom samarbeten inom flera delar av organisationen, bland annat på HR-sidan. Elizabeth hade också själv mött Wise i ett annat sammanhang genom ett ledarprogram som hölls av Wise ledarutvecklare Eva. När behovet av konsultstöd uppstod fanns det därför redan en kännedom om Wise, även om detta var första gången Elizabeth själv tog in en konsult i rollen som lönechef.
Redan i den första dialogen upplevde Elizabeth att Ida Asmar, konsultchef Wise Payroll, förstod situationen och vad som behövde lösas. Hon beskriver hur känslan tidigt var att hon kunde lämna över en del av ansvaret och lita på att processen drevs framåt, trots den korta tidsramen.
Ida fick en central roll genom hela uppdraget. När en första tänkt lösning föll bort sent i processen och tiden hade blivit ännu knappare behövde arbetet snabbt ställas om. Kravbilden var redan tydlig, bland annat att konsulten behövde kunna arbeta på plats under sommaren. Enligt Elizabeth hanterades omtaget väl och fokus låg på att hitta en fungerande lösning utan att tappa kvaliteten i matchningen.
Den konsult som därefter kom in blev en träffsäker matchning, med både den efterfrågade kunskapen och en tillgänglighet som passade Zeppelins situation.
– Det var många bitar som föll på plats. Kunskapen också. Det har fungerat superbra, säger Elizabeth.
Flexibilitet som skapade kontinuitet
Konsultlösningen gjorde det möjligt för Zeppelin att hålla ihop lönearbetet inte bara under sommaren utan också under en period där bemanningen fortsatte att förändras. Det ursprungliga behovet utvecklades dessutom över tid, och konsulten kunde stanna kvar genom flera förlängningar när nya situationer uppstod.
För Elizabeth innebar det en flexibilitet som blev särskilt värdefull i en funktion där arbetet måste fungera kontinuerligt och där specialistkompetens inte utan vidare kan ersättas av resurser från andra delar av organisationen. När teamets förutsättningar förändrades kunde konsulten förlänga sitt uppdrag och fortsätta bidra tills en ny medarbetare kommit på plats.
– Konsulten har hoppat på förlängningar och ställt upp. Det har hela tiden löst sig, säger Elizabeth.
Det som började som ett snabbt behov inför sommaren blev därmed en lösning som kunde följa verksamhetens faktiska behov längre än den ursprungliga tidsperioden.
Stöd genom hela uppdraget
För Elizabeth har samarbetet inte enbart handlat om själva konsultmatchningen. Eftersom hon inte tidigare hade arbetat med konsultstöd i rollen som lönechef blev den löpande dialogen med Ida en viktig del av uppdraget.
Hon beskriver Ida som lyhörd, ödmjuk och intresserad och lyfter särskilt hennes vägledning i frågor som uppstod längs vägen. Genom täta avstämningar kunde de diskutera hur uppdraget fungerade, vad som behövde hanteras och hur Elizabeth kunde tänka i olika situationer kopplade till konsultupplägget.
– Ida har guidat mig inom många områden, hur jag ska tänka. Hennes stöttning och de täta avstämningarna har varit väldigt värdefulla.
