Som ledningsassistent på Hjärt-Lungfonden blir du navet i en snabbrörlig, värderingsdriven och samhällsnyttig verksamhet – mitt i pulsen av ledningsarbetet och nära Generalsekreteraren. Här får du ta del av unik kombination av administration, struktur, regelefterlevnad, AI-utveckling och ledningsstöd. Det här är en roll för dig som har en stark egen motor, drivs av nyfikenhet söker svar, kopplar ihop perspektiv och driver arbetet framåt.
OM ROLLEN
Som ledningsassistent delar du din tid mellan Generalsekreteraren och ledningsgruppen. Du är en integrerad del av ledningsarbetet och deltar i samtliga möten, där du bidrar med struktur, riktning och uppföljning kopplat till årshjul, agenda, beslut och aktiviteter.
Du är spindeln i nätet och den administrativa möjliggöraren så att ledningen kan driva arbetet framåt. Du fångar upp behov innan de uppstår, ser samband och säkerställer att inget faller mellan stolarna.
Rollen innebär ett stort eget ansvar där du både förvaltar och utvecklar arbetssätt, processer och rutiner. Vi söker dig som är öppen, nyfiken och framåtlutad – som gillar och vill testa nytt och samtidigt har respekt för etablerade, fungerande processer. Du säkerställer att styrelse- och ledningsprocesser genomförs strukturerat, effektivt och med hög professionalitet. Vidare ansvarar du för samordning och administrativ uppföljning av arbetet med styrelse- och ledningspresentationer, säkerställer att underlag inkommer enligt fastställda tidsplaner samt bidrar till strukturerade arbetsflöden i Planner, Admincontrol och Microsoft 365. Samtidigt har du en viktig roll i att utveckla och effektivisera ledningens administrativa arbetssätt genom att aktivt identifiera, utvärdera och implementera digitala verktyg och AI-stöd, exempelvis för mötesförberedelser, dokumentation och sammanställningar.
Rollen omfattar även ett administrativt stöd till organisationens arbete med styrning, governance och regelefterlevnad. Du har en samordnande roll i dokumentstyrningsprocessen genom att följa upp att styrdokument ses över och uppdateras av ansvariga dokumentägare samt säkerställa att processen bedrivs strukturerat och i enlighet med fastställda rutiner.
I praktiken innebär det bland annat att du:
-
Planerar, strukturerar och följer upp ledningsgruppens arbete
-
Hanterar kalender, prioriteringar och resor tillsammans med Generalsekreteraren
-
Samordnar underlag till styrelsemöten och säkerställer kvalitet i underlag och formalia
-
Stöttar organisationens arbete med styrdokument, governance och bolagsformalia
-
Bidrar till initiativ inom till AI-stöd administration och effektivare arbetssätt
-
Koordinerar interna och externa sammankomster
-
Bygger förtroendefulla relationer internt och externt, inklusive med europeiska systerorganisationer
Detta är en central roll där din förmåga att skapa struktur, bygga förtroende och driva framdrift gör verklig skillnad.
DIN PROFIL
Vi söker dig som har erfarenhet av kvalificerat chefs- eller ledningsstöd och som trivs i en roll med stort eget ansvar.
Det som är avgörande för att lyckas i rollen är inte bara erfarenhet utan hur du tar dig an arbetet.
Du är:
-
Självgående och omdömesgill – du driver ditt arbete framåt med eget ansvar och har god förmåga att avgöra när frågor behöver förankras
-
Nyfiken och initiativtagande – du ställer frågor, utforskar och har förmågan att hitta lösningar på egen hand
-
Relationsskapande – du bygger snabbt förtroende och har en naturlig fingertoppskänsla i samarbete med olika intressenter samtidigt som du har hög integritet
-
Strukturerad och kvalitetsmedveten – du skapar ordning, även i komplexa sammanhang
-
Stabil och lösningsorienterad – du behåller lugnet i högt tempo och hittar vägar framåt
Du har en stark digital mognad och är:
-
Mycket skicklig i Office 365, särskilt Word och Excel (du är en superninja)
-
Intresserad av digitalisering och AI som verktyg för effektivisering, erfarenhet av hands on arbete med AI-verktyg är ett krav.
-
Van vid att arbeta i system och att skapa struktur i digitala arbetsflöden
Erfarenhet från snabbrörliga miljöer är en stor fördel, liksom vana av att arbeta med compliance, styrning och formella processer.
Du behärskar svenska och engelska mycket väl i tal och skrift.
Den här rollen passar dig som:
-
Trivs i ett högt tempo och varierande arbetsbelastning
-
Motiveras av att ligga steget före och skapa ordning där det saknas
-
Vill arbeta nära ledning och bidra till både struktur och utveckling
Arbetet är periodvis mer intensivt, särskilt i samband med styrelsemöten, budgetarbete och chefsårshjul. Det ställer krav på prioriteringsförmåga och ett hållbart arbetssätt.
En organisation i ständig utveckling – med AI som motor
Vi befinner oss i en spännande utvecklingsfas där vi går från adoption till transformation, detta innebar att vi effektiviserar arbetssätt, bland annat med stöd av AI och automatisering.
Att ständigt utvecklas och förädlas som organisation kräver kollegor som delar våra värderingar:
-
Trovärdighet i allt vi gör
-
Omtänksamhet gentemot både våra givare kollegor och syfte
-
Nytänkande i hur vi når fram och utvecklas.
Vi tror att ett utforskande arbetssätt gör oss bättre, tillsammans.
Vårt erbjudande
Hos Hjärt-Lungfonden får du arbeta i en platt, varm och inkluderande organisation med höga ambitioner och ett meningsfullt uppdrag. Här får du omtänksamma kollegor som bryr sig – om människor, resultat och vårt gemensamma uppdrag. Vi erbjuder en arbetsplats med högt engagemang, tillit och korta beslutsvägar.
Du får dessutom fina förmåner, såsom generöst friskvårdsbidrag, hälsofrämjande insatser och möjlighet till distansarbete. Vi sitter i ljusa och inspirerande lokaler i hjärtat av Gamla stan i Stockholm, med närhet till både vatten och stadspuls.
Om Hjärt-Lungfonden
Hjärt- och lungsjukdomar skapar stort lidande och är den vanligaste dödsorsaken både i Sverige och i övriga världen. Hjärt-Lungfondens vision är en värld fri från hjärt- och kärlsjukdom. Att göra skillnad är något som våra cirka 65 medarbetare arbetar med varje dag.
Hjärt-Lungfonden är en nikotin- och tobaksfri arbetsplats.
Därför arbetar vi för att öka kunskapen om forskningens betydelse samt samlar in och delar ut medel till utvald forskning inom området. Verksamheten är helt beroende av gåvor från privatpersoner och företag. År 2025 samlade vi in 593 miljoner kronor och delade ut 524miljoner kronor till speciellt utvald forskning inom hjärt-, kärl och lungsjukdomar.
DIN ANSÖKAN
I denna rekrytering samarbetar Hjärt-Lungfonden med Wise.
Vi tar inte emot ansökningar via mail, utan du söker enkelt med ditt CV eller din LinkedIn-profil på wise.se. Vi använder kompetensbaserad rekrytering som metod. Det gör vi i vår strävan efter en mer potentialbaserad matchning. Vi ser därför gärna sökanden med olika bakgrunder, åldrar och erfarenheter, eftersom vi vet att en bredare mångfald berikar var och en av oss och gör oss bättre och smartare som organisation.
Vi välkomnar ansökningar även under sommarperioden. Urvalet kommer dock att påbörjas i mitten av augusti, och det är först då vi har möjlighet att återkoppla samt besvara eventuella frågor kring processen och rollen.
Har du frågor om processen eller rollen? Kontakta då ansvarig rekryteringskonsult Stephanie Grammenidis Hagman, stephanie.grammenidis@wise.se. Vi intervjuar löpande så rollen kan tillsättas före sista ansökningsdatum.
Varmt välkommen med din ansökan!
