Placering: Två kontor – centrala Stockholm & Solna
Start: Februari
Omfattning: Heltid, konsultuppdrag via Wise Admin
Längd: 12 månader med möjlighet till förlängning/övertag
OM ROLLEN // MAKE IMPACT WHERE IT MATTERS
Vill du skapa rytm i vardagen och se till att två kontor mår bra, fungerar smidigt och känns välkomnande från första steget in genom dörren?
Vi söker en Office Coordinator som älskar att få saker att flyta, skapa struktur och ta hand om människor – och som trivs när dagarna varierar. I rollen är du navet på kontoret, rör dig mellan citykontoret och kontoret i Solna och växlar mellan service, administration och kulturbyggande aktiviteter.
Du arbetar nära ledning, HR och medarbetare i hela organisationen och bidrar till en arbetsmiljö som andra längtar tillbaka till. Som Office Coordinator ser du till att allt runtomkring fungerar – så att andra kan fokusera på sitt.
Dina ansvarsområden:
Kontorsansvar & daglig service
• Hålla ihop driften av två kontor och se till att miljön är trivsam
• Hantera post, bud, leveranser, inköp och kontakt med leverantörer
• Förbereda mötesrum, ordna catering och vårda gemensamma ytor
Kultur, aktiviteter & gemenskap
• Bidra till energi och kultur på kontoret
• Ordna luncher, AW:s och vardagsaktiviteter
• Säkerställa varm introduktion av nyanställda
Administrativt stöd nära ledning
• Avlasta chefer och ledning med struktur, dokumentation och ad hoc-uppgifter
• Skapa ordning i detaljerna och finnas tillgänglig för frågor i vardagen
HR-administration & stöd till lönefunktion
• Ta fram anställningsunderlag och lägga in information i system
• Stötta onboarding/offboarding och hålla register och behörigheter uppdaterade
• Samla in underlag till lönefunktionen och koordinera enklare administrativa delar
Löpande administration
• Publicera och uppdatera interna annonser
• Stötta i systemarbete och enklare datasammanställningar
• Fånga upp och lösa det som dyker upp i vardagen
DIN PROFIL // YOU BRING THE EDGE
Det här är en roll för dig som trivs där människor finns. Du har ett naturligt sinne för service och får energi av att skapa ordning. Du ser detaljerna, men förstår helheten. Du är prestigelös, trygg och varm – och tar tag där det behövs.
Vi ser att du:
• Har erfarenhet av kontorsservice, administration eller koordinering (HR-administration är meriterande)
• Är självgående men gillar att samarbeta
• Är strukturerad och ansvarstagande
• Kommunicerar tydligt och professionellt
• Skapar förtroende genom ditt bemötande
OM ORGANISATIONEN // CULTURE WITH REAL CHARACTER
Här får du en varierad roll med många kontaktytor där du kan sätta ditt avtryck i vardagen. Du kombinerar service och struktur, människor och administration – och bidrar till en arbetsmiljö som är både professionell och varm. Du kommer nära verksamheten, får en central funktion och ser effekten av dina insatser direkt.
OM WISE ADMIN
Wise Admin är specialister på rekrytering, konsultlösningar och rådgivning inom administration. Vi lyfter de som ofta tas för givet, för vi vet hur avgörande rätt administrativ kompetens är för att verksamheten ska fungera och växa. Vi matchar människor som skapar struktur, ordning och arbetsglädje och ser till att de hamnar där de gör som mest nytta.
NÄR DU BLIR EN AV OSS
Som konsult hos Wise blir du en del av ett sammanhang där vi värdesätter både din trygghet och din utveckling. Vi erbjuder marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och kollektivavtal. Från dag ett får du möjlighet att utvecklas, utmanas och påverka framtidens arbetsplatser – med oss som bollplank längs vägen.
DIN ANSÖKAN // TALENT SPEAKS LOUDER
För att söka rollen klickar du på ”Ansök nu” och bifogar ditt CV. Notera att vi inte kan ta emot ansökningar via mail. I konsultvärlden går det ofta snabbt, så tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum.