Om rollen
Vi söker en Receptionist/Office Coordinator till ett internationellt bolag med kontor i Stockholm. I denna roll blir du en central punkt i organisationen – den som skapar ordning, struktur och en välkomnande atmosfär för både medarbetare och besökare. Du ansvarar för att kontoret fungerar smidigt i vardagen och samarbetar nära HR och övriga supportfunktioner.
Tjänsten är på heltid med arbetstider under kontorstid.
Ansvarsområden
Reception och service
- Ta emot och välkomna besökare och medarbetare samt säkerställa en positiv upplevelse vid ankomst.
- Hantera in- och utpasseringssystem, besöksregistrering och accessbrickor.
- Säkerställa att gemensamma ytor, reception och mötesrum alltid är iordningställda och representativa.
- Hantera inkommande samtal, post och leveranser.
Administration och kontorsstöd
- Stöd i bokning av mötesrum, beställning av luncher, frukost och fika vid interna möten och event.
- Hantera beställningar av kontorsmaterial, städartiklar, kaffe, frukt och liknande.
- Koordinera enklare interna aktiviteter såsom personalmöten, uppdateringar och trivselevent.
- Beställa blommor och presenter vid olika tillfällen såsom födelsedagar eller personaljubileum.
- Sköta enklare fakturahantering och redovisning av underlag kopplat till beställningar.
Kontorsansvar
- Säkerställa att konferensrum, allmänna ytor och kök hålls rena, välfungerande och trevliga.
- Ha löpande kontakt med leverantörer, städfirma och fastighetsägare.
- Hantera felanmälningar och mindre praktiska kontorsfrågor.
- Vara kontaktperson för möblering, utrustning och enklare inköp till kontoret.
- Övervaka att teknisk utrustning, kaffemaskiner och vitvaror fungerar som de ska.
On- och offboarding
- Delta i introduktionen av nya medarbetare – säkerställa att arbetsplats, access, IT och välkomstpaket är på plats.
- Skicka blommor eller hälsningar till nya kollegor.
- Hantera administrativa delar vid avslut av anställningar.
Vem vi söker
Vi söker dig som trivs i en social och omväxlande roll där du får kombinera service med struktur och administration. Du är prestigelös, proaktiv och gillar att se till att allt fungerar bakom kulisserna.
Vi tror att du har:
- Erfarenhet av arbete som receptionist, kontorsansvarig eller administratör.
- Goda kunskaper i Microsoft Office-paketet.
- Mycket god kommunikativ förmåga på svenska och engelska, både i tal och skrift.
- En känsla för ordning, kvalitet och service.
- Förmåga att arbeta självständigt, prioritera och lösa problem snabbt.
Om dig
Du är en person som sprider positiv energi och tycker om att skapa trivsel runt dig. Du trivs i en roll med många kontaktytor och bidrar gärna med idéer för att förbättra arbetsplatsen. För dig är detaljerna viktiga – du ser vad som behöver göras innan någon ens hunnit fråga.