Har du ett starkt värdskap, ett öga för kvalitet och en naturlig känsla för service i toppklass? Nu finns möjligheten att ta en central och synlig roll i en internationell organisation där professionalism, tempo och upplevelse står i fokus – och där kontoret är en viktig del av varumärket.
OM ROLLEN
Som Office Manager ansvarar du för att Stockholmskontoret håller absolut högsta standard – funktionellt, visuellt och upplevelsemässigt. Du är ansiktet utåt för kontoret och skapar en miljö som präglas av kvalitet, struktur och förstklassig service. Rollen kombinerar operativt ansvar med utveckling av arbetssätt och processer, och passar dig som trivs i en miljö där tempo, förväntningar och professionalism är höga.
Du arbetar nära ledning och medarbetare och säkerställer att kontoret håller en genomgående hög servicenivå – där detaljer, bemötande och leverans gör skillnad.
Huvudsakliga arbetsuppgifter
-
Kontorsdrift och värdskap: Säkerställa att kontoret håller högsta nivå gällande service, bemötande, funktionalitet och arbetsmiljö.
-
Operativt helhetsansvar: Ansvara för lokaler, leverantörer, inköp, utrustning och daglig struktur.
-
Professionellt stöd till organisationen: Vara första kontaktpunkt för medarbetare, ledning och besökare samt säkerställa snabba, lösningsorienterade leveranser.
-
Budget- och leverantörsstyrning: Följa upp kostnader, kvalitetssäkra samarbeten och kontinuerligt utveckla leverantörsrelationer.
-
Möten, event och representation: Planera och genomföra möten, interna event och resor med hög kvalitet och känsla för detaljer.
-
Samordning och kommunikation: Fungera som sammanhållande länk mellan olika funktioner och externa parter.
-
Process- och kvalitetsutveckling: Etablera strukturer, rutiner och arbetssätt som säkerställer konsekvent hög servicegrad.
-
Arbetsmiljö, hälsa och säkerhet: Säkerställa en trygg, professionell och representativ kontorsmiljö.
DIN PROFIL
Du är trygg, prestigelös och mycket serviceorienterad med en stark känsla för kvalitet, struktur och ansvar. Du är van att arbeta i professionella miljöer där förväntningarna är höga, tempot är snabbt och detaljerna spelar roll. Du har ett naturligt värdskap, hög integritet och förmåga att skapa förtroende i alla led.
Vi tror att du har:
-
Minst 5 års erfarenhet av Office Management, administration eller operativ service, gärna från hotell- och servicebranschen och/eller från advokatbyrå, konsultbolag eller annan professionell tjänsteorganisation, helst i en internationell eller corporate miljö.
-
Dokumenterad erfarenhet av att driva kontorsdrift på hög nivå (lokaler, leverantörer, arbetsplatsplanering, reception, säkerhet).
-
Stark förmåga att bygga strukturer, rutiner och standardiserade arbetssätt.
-
Erfarenhet av att leda projekt och förbättringsinitiativ.
-
Mycket god kommunikativ förmåga och hög professionell framtoning.
-
Ett lösningsorienterat, proaktivt och affärsnära arbetssätt.
-
God systemvana (Office 365 och samarbetsverktyg).
-
Flytande svenska och engelska i tal och skrift.
OM ORGANISATIONEN
Du kommer till en internationell organisation verksam inom investeringar i mjukvaru- och teknikbolag – en bransch som präglas av innovation, tillväxt och högt tempo. Organisationen samarbetar med ett stort antal snabbväxande bolag i Europa och USA och verkar i en miljö där professionalism, kvalitet och förtroende är avgörande.
Kulturen är entreprenöriell och prestationsinriktad men samtidigt varm och inkluderande. Stockholmskontoret är väldigt inbjudande, centralt beläget och fungerar som en mötesplats för både interna och externa intressenter – vilket gör Office Manager-rollen central för helhetsupplevelsen.
DIN ANSÖKAN
Den här rekryteringen genomförs av oss på Wise Admin på uppdrag av vår kund. För att säkerställa en objektiv och icke-diskriminerande process kommer du som går vidare i rekryteringen att få genomföra arbetspsykologiska tester.
Vi tar inte emot ansökningar via mail, utan du söker enkelt med ditt CV eller din LinkedIn-profil på wise.se. Vi använder kompetensbaserad rekrytering som metod. Det gör vi i vår strävan efter en mer potentialbaserad matchning. Vi ser därför gärna sökanden med olika bakgrunder, åldrar och erfarenheter, eftersom vi vet att en bredare mångfald berikar var och en av oss och gör oss bättre och smartare som organisation.
Har du frågor om processen eller rollen? Kontakta då ansvarig rekryteringskonsult Stephanie Grammenidis Hagman, stephanie.grammenidis@wise.se. Vi intervjuar löpande så rollen kan tillsättas före sista ansökningsdatum.
Varmt välkommen med din ansökan!
