Shaping workplace experience
Vad gör en Office Manager?
En Office Manager (kontorsansvarig) är mer än administrativ personal – du är arkitekten bakom arbetsplatsens flöde och kultur. Du ansvarar för att kontoret fungerar smidigt, att service håller hög nivå och att miljön bidrar till samarbete, trivsel och effektivitet. I större organisationer kan du även ha personal- och budgetansvar.
Vanliga arbetsuppgifter för en Office Manager
Som Office Manager kan du bland annat:
- Ansvara för den dagliga driften av ett eller flera kontor – reception, service, faciliteter, möten
- Skapa, utveckla och följa rutiner, processer och checklistor
- Hantera leverantörer, fastighetskontakter, städning, säkerhet och kontorsutrustning
- Organisera event, konferenser och interna aktiviteter
- Budgetansvar och uppföljning för kontorsrelaterade kostnader
- Leda eller samarbeta med receptionister eller andra administrativa roller
- Arbeta nära ledning, HR och andra avdelningar för att säkerställa att kontorset uppfyller verksamhetens behov
Utbildning & erfarenhet
En Office Manager kan komma från flera olika bakgrunder, och ofta läggs tyngd vid erfarenhet och personliga kvalitéer:
- Erfarenhet inom service, administration eller kontorsledning
- Tidigare ansvar för kontorsdrift eller arbetsplatsservice
- Ekonomisk förståelse och vana att hantera budget eller kostnader
- Mycket god kommunikationsförmåga på svenska och engelska
- Förmåga att hantera både praktiska och strategiska frågor i vardagen
- Meriterande med relevant utbildning inom ekonomi, facilities, administration eller liknande
Personliga egenskaper som gör skillnad
För att trivas och utmärka sig i rollen krävs ofta:
- Servicekänsla och engagemang för arbetsplatsens upplevelse
- Strukturerad och metodisk – se till att saker görs, följ upp
- Självständighet och initiativförmåga – agera proaktivt
- Flexibilitet och förmåga att prioritera i en roll med många ansvarsytor
- Social förmåga och kommunikativ skicklighet – medarbetare, chefer, leverantörer
- Intresse för förbättring, arbetsplatskultur och arbetsmiljö
Lön – vad tjänar en Office Manager?
Lönen för en Office Manager varierar utifrån organisationens storlek, ansvar och geografiskt läge:
- Vanligt lönespann ligger ungefär mellan 35000–45 000 kr/månad
- I roller med större ansvar, fler kontor eller personalansvar kan lönen ligga högre
- Bonusar, förmåner och paketlösningar kan ingå som del av helheten
Framtiden för Office Manager‑rollen
Trots att många arbetsplatser rör sig mot hybrid- och distansmodeller, kvarstår behovet av någon som ansvarar för arbetsplatsen – både fysisk och kulturell.
Viktiga trender att ha koll på:
- Fokus på arbetsplatsupplevelse, kultur och ”first impression”
- Ökat ansvar för hållbarhet, miljö och lokalanpassning
- Integration mellan kontorsdrift och HR, IT och affärsprocesser
- Vikten av att kunna kombinera fysisk och virtuell arbetsplats
- Möjlig utveckling mot roller som facilities manager, kontorschef eller arbetsplatsstrateg
