Kompetenskartläggning – så skapar du koll och riktning

Kompetenskartläggningen på två grundpelare

Vilka är ni idag och vilka behöver ni vara imorgon? Dessa två frågor är grunden till att först samla insikt om kunskapsgapen i er organisation – och sedan utveckla både befintliga och nya medarbetare åt det hållet. En kompetenskartläggning är alltså inte tillräcklig i sig självt, utan en början för att hitta kunskapsbristerna och vända hela företagskulturen till att bli en lärande organisation. Samtidigt skapar ni underlag för företagsledningen att kunna ta beslut om rätt kurser, kursbibliotek och annat innehåll.

En kompetenskartläggning bör alltid börja med att titta på befintliga kompetenser och vilka kunskapsgap som finns idag, genom frågor som:

• Var fattas kompetens i organisationen?
• Ska ni utbilda befintlig personal för att få den kompetensen, eller behövs de på annat håll?
• Vilken kravställning vill ni ha vid rekrytering av nya medarbetare och vad söker ni rent specifikt efter?

Genom att jobba med kartläggning och hitta drivkraften i organisationen har ni möjlighet att få medarbetare att öka sitt lärande drastiskt. Att bara gå från 15 minuter i veckan till 2-3 timmar är ovärderlig tid som skapar resultat på många plan: större engagemang, högre produktivitet och fler konkurrensfördelar.

Reskilling – extra viktigt i pandemitider

Det senaste årets utmaningar i samband med att covid-19 spreds över världen har fått många företag att snabbt behöva kompetensutveckla. Att vara flexibel och kunna lära om och tänka nytt är en mer uppskattad egenskap än någonsin. Många medarbetare har fått vidareutbilda sig och fler och fler institutioner, som förut har varit näst intill otillgängliga, har erbjudit distansutbildningar. Idag kan du gå kurser vid Harvard eller MIT utan att lämna datorn, och LinkedIn Learning erbjuder över 18 000 kurser.

Utmaningen för de flesta organisationer ligger inte i att hitta något intressant att utbilda medarbetarna inom, utan att lyfta de utbildningar som är relevanta för just sin verksamhet – något som en kompetenskartläggning kan hjälpa till med. Systemen hjälper dig att validera kurserna, inte bara i relation till det medarbetarna kunde innan – utan också jämfört med vad kollegorna har för kompetens och vad företaget behöver i stort.

Högre kompetens – lägre personalomsättning

Kompetensbrist är en vanlig utmaning för dagens företag och cirka 89% har brist på bra kompetens för framtiden. Men att rekrytera och ersätta en medarbetare med en annan är en kostsam väg att gå. Genom att istället öka kompetensen hos befintliga medarbetare ser företag till att motivera och behålla nyckelpersoner i organisationen – verktyg som bland annat IBM har använt för att sänka sin personalomsättning. I undersökningar märkte de att hela 16% av personalen letade aktivt efter nya jobb, men att hela 64% kunde tänka sig att stanna i sin roll om de fick möjligheten att lära sig nya färdigheter.

Olika metoder för kompetenskartläggning

Det finns olika sätt att ta sig an en kompetenskartläggning och det viktigaste är att den utvecklas utifrån verksamhetens faktiska behov. Metoderna kan vara många; från intervjuer med medarbetarna till enkäter och utvecklingssamtal. Här finns inga rätt eller fel utan det gäller att prova sig fram. Exempel på steg i en kompetenskartläggning kan vara:

1. Ta reda på syftet med kompetensutvecklingen
   Börja med vad den leda till och vilka resultat ni önskar.
2. Håll en workshop
   En workshop med chefer och kollegor ger möjlighet att diskutera kring ansvar, områden och vilka kompetenser som kommer krävas i framtiden.
3. Få koll på nuläget
   Gör personliga profiler över medarbetarna, använd checklistor och sammanställ erfarenheter och kunskaper som varje individ besitter idag, men även målen framöver.
4. Besluta om kompetenshöjande insatser
   I nästa steg gör ni upp en kompetensplan och för dialog med ledning och stakeholders i verksamheten om hur ni ska arbeta för kompetensutvecklingen.
5. Mät och utvärdera
   Hur har det gått? Behöver ni ändra något för att förbättra den nuvarande situationen? Vad ska ni göra annorlunda nästa gång?

System som involverar hela organisationen

Ofta kan olika nivåer i företaget ha olika behov av kompetens. Kravbilden matas med fördel in i ett talent management- eller HR-system för att underlätta hanteringen. Managementsystemet tillåter kartläggningen att vara en pågående process. Här får ni enkelt koll på hur olika nivåer ser rollerna och vad de betyder inom verksamheten – och kan matcha varje medarbetare mot till exempel en enkät. Medarbetaren kan göra en bedömning av befintlig och en önskad kompetensnivå och chefen gör samma sak, innan de för en dialog.

En annan framgångsrik metod är att låta specialister i organisationen stämma av med de anställda och sedan göra kartläggningen utifrån det. Resultatet omvandlas sedan till statistik där kompetenser plockas ut och olika personer lyfts fram som en del av utvecklingsarbetet.

Hur ser dina arbetsuppgifter ut om 5 år?

Inom fem år kommer troligen cirka 40-50% av arbetsuppgifterna i de flesta branscher ha förändrats i grunden. Kartläggningen behöver därför göras kontinuerligt för att se till att organisationen hela tiden har rätt resurser. Ett learning management-system hjälper dig ta reda på vilka kompetenser som är flexibla, till exempel genom att skicka ut tester till medarbetarna och kontinuerligt uppmuntra dem att utvecklas. Vi på Wise arbetar ofta effektivt med tester på detta sätt – inte bara som en del i externa rekryteringar, utan även för att kartlägga och upptäcka potential för befintliga medarbetare. Särskilt användbart är detta inför utvecklandet av en ny roll i verksamheten. På så sätt drar ni praktisk nytta av kompetenskartläggningen och får full koll på roller, performance, karriärplanering, med mera. Vid större lanseringar eller förändringar i organisationen blir systemet ett uppskattat verktyg för att säkerställa att ni har de förmågor som krävs för att föra projektet i hamn.

Rätt skills den nya betalvaran

Färdigheter har blivit det nya svarta när det gäller urvalskriterier för rekrytering – och kompetensutveckling är inte längre bara ett verktyg, utan ett sätt att få rätt medarbetare att vilja stanna kvar i organisationen. Även som arbetstagare är learning management-systemet värdefullt för att få en överblick över vilka kurser och vilken typ av utveckling företaget erbjuder – och även själv kunna komma med önskemål.

Från ”knowitall” till ”learnitall”

Organisationer som driver en lärandekultur ser stora värden i detta. Microsoft gick från en företagskultur där de gärna anställde människor som förväntades kunna allt till att istället föredra medarbetare som var öppna för lärande, reflektion och experiment. IBM införde redan för några år sedan “Think Fridays” med möjlighet för personalen att få en eftermiddag utan möten och ringande telefoner – och istället tid att utvecklas och lära nytt.

Organisationer mår bra av att vara nyfikna och veta var i deras styrkor och svagheter ligger, och hur de ska fokusera på att utvecklas. Först då blir en kompetenskartläggning ett verktyg för framtiden.

Sammanfattningsvis: Därför behövs en kompetenskartläggning

• För att hitta bristerna i nuläget
• För att kunna växa åt rätt håll
• För att kunna diagnosera anpassningsförmåga
• För att tydliggöra önskat läge i framtiden
• För att attrahera rätt medarbetare
• För att lägga pengar på rätt typ av utbildning
• För att stärka er konkurrenskraft
• För att snabbare nå en framtidsvision