Automatiserar vi rätt saker?
Många HR-processer är redan idag välpaketerade, digitaliserade och i vissa fall AI-stödda. Ändå är det långt ifrån självklart att de skapar det värde vi hoppas på.
Ta lönerevisionen som exempel. I många organisationer finns tydliga processer, marknadsdata, systemstöd och ambitionen om differentierad lönesättning. Ändå upplevs utfallet ofta som förutsägbart. Skillnaderna blir små, dialogerna försiktiga och kopplingen till faktisk prestation ibland oklar eller otydlig. När AI nu läggs ovanpå detta får vi bättre underlag, men inte nödvändigtvis bättre beslut. Varför?
Eller performance management. Verktygen har blivit fler, uppföljningen tätare och dokumentationen mer omfattande. Samtidigt kvarstår utmaningarna, att tydliggöra mål, ge feedback, skapa engagemang och upprätthålla en konstruktiv dialog. Vi producerar mer text, men inte mer innehåll.
Det här är inte ett teknikproblem. Det är ett designproblem.
Problemet sitter i hur vi har byggt processen
Vi lägger tid på att digitalisera och effektivisera processer som vi vet inte fungerar fullt ut. När vi tillför AI gör vi dem mer konsekventa, men i grunden oförändrade.
Samtidigt finns det andra delar av HR-arbetet som fortfarande är onödigt manuella. Administration, uppföljning och återkommande analyser som görs om och om igen. Här finns en tydlig potential att automatisera och frigöra tid. Men det är sällan dessa delar som får mest uppmärksamhet.
Det skapar en obalans. Vi bygger tekniska lösningar på det som syns och undviker det som faktiskt är svårt. För AI förändrar sällan riktningen. Den förstärker den.
Har vi tydliga kriterier och modiga chefer kan AI bidra till bättre beslut och mer träffsäkra analyser. Men om kriterierna är otydliga och svåra samtal undviks, då hjälper inte tekniken. Den gör det snarare lättare att fortsätta som tidigare, fast ännu snabbare och mer effektivt än innan.
AI löser inte svaga processer. Den förstärker både svag design och svagt utförande. Vi behöver börja i en annan ände.
Tre skiften som gör skillnad
För att inte fastna i att bara göra mer snabbare finns det några konkreta förflyttningar som är värda att börja med.
- Börja inte med AI, börja med att kritiskt granska processen.
Det låter självklart, men görs förvånansvärt sällan. Vi tar processen som given och letar sedan efter sätt att effektivisera den.Stanna upp och fråga:
– Skapar den här processen önskat resultat?
– Om vi tog bort den, vad skulle hända då?
– Vad är det verkliga syftet, och uppnår vi det?
– Hur kommer processen att tas emot av organisationen?
– Automatisera inte en process du inte tror på. - Automatisera det som inte kräver omdöme.
Det finns mycket inom HR som inte behöver mänsklig tolkning varje gång. Repetitiva moment, administration och sammanställningar. Målet är inte att ersätta människor.Målet är att frigöra tid från sådant som inte skapar värde. - Skydda det som kräver mänskligt förnuft och känsla.
Det är lätt att tro att allt kan effektiviseras, men vissa delar tappar sitt värde om de standardiseras för mycket. Det gäller till exempel lönesamtalet, feedbackdialoger, bedömning av potential och värderingsbaserade beslut.
Här behövs mer närvaro, inte mindre. Mer mod, inte fler formuleringar.
Några frågor att ta med sig
Det här är frågor som är värda att lyfta, inte minst i HR-teamet eller tillsammans med ledningen.
Om processen
- Är syftet tydligt och kopplat till affären?
- Leder processen faktiskt till förändrade beteenden?
- Skulle vi designa den så här om vi började från noll idag?
Om användningen av AI
- Löser det här ett verkligt problem, eller går det bara snabbare?
- Vad riskerar vi att tappa i kvalitet eller djup?
- Gör det här oss mer modiga eller mer bekväma?
Om chefernas roll
- Har cheferna förmåga att använda underlagen, eller gömmer de sig bakom dem?
- Är det tydligt vad som är deras ansvar och vad som är systemets?
AI kommer att påverka HR, oavsett vi vill eller ej.
Men det kommer inte automatiskt lösa alla de problem vi redan brottas med. Har vi processer som fungerar halvdant idag kommer de inte plötsligt fungera bara för att vi lägger på ett lager med AI. Det går snabbare, ser bättre ut, men i grunden är det samma sak.
Vilka processer tänker du att AI borde eller inte borde ta över?
