Vad är ett uppsägningssamtal
Ett uppsägningssamtal är här det samtal där du som chef meddelar en medarbetare att arbetsgivaren säger upp anställningen. Målet är att personen ska förstå beskedet, vad det innebär och vilket stöd som finns. Artikeln fokuserar på bemötandet vid arbetsbrist, exempelvis i samband med en omorganisation eller neddragning.
Samtalet är en del av en större arbetsrättslig process. Det ersätter varken ett skriftligt uppsägningsbesked eller de steg som behöver vara genomförda före uppsägningen. Ta stöd av HR eller en arbetsrättslig rådgivare för att säkerställa vad som gäller i ert fall.
1. Gör respekt till ett konkret arbetssätt
Börja med att definiera vad ett värdigt avslut innebär hos er. Hur ska medarbetaren få information, kunna ställa frågor och få hjälp vidare? Era värderingar behöver synas i hur ni agerar, även när beskedet är svårt.
Välj en ostörd plats, avsätt tillräckligt med tid och se till att du kan vara tillgänglig efteråt. Undvik att lägga ett annat möte direkt efter samtalet. Medarbetaren ska inte behöva känna att hens reaktioner stör din kalender.
2. Planera uppsägningssamtalet i god tid
Gör en plan tillsammans med HR: vem håller samtalet, vem svarar på frågor om villkor och vem följer upp? Om HR deltar behöver ni vara överens om rollerna, så att medarbetaren möter ett samordnat besked.
Planera också för tiden direkt efter samtalet. Finns ett avskilt rum att stanna i? Vem kan personen kontakta? Klargör hur ni hanterar önskemål om att lämna arbetsplatsen för dagen och vilket stöd ni faktiskt kan erbjuda. Boka en uppföljning redan i samband med det första samtalet.
3. Säkerställ den arbetsrättsliga processen
Vid arbetsbrist behöver arbetsgivaren bland annat utreda omplacering, hantera turordning och fullgöra eventuell förhandlingsskyldighet. Nödvändiga förhandlingar ska vara avslutade innan uppsägningen genomförs. Stäm av processen och tidpunkten för beskedet med den som ansvarar för arbetsrätten hos er.
En uppsägning från arbetsgivaren ska vara skriftlig. Säkerställ att uppsägningsbeskedet har rätt innehåll och lämnas på rätt sätt. Skilj också en uppsägning från ett erbjudande om en frivillig överenskommelse om att avsluta anställningen. Det är olika processer och behöver förklaras tydligt.
4. Förbered ett tydligt besked och nästa steg
Skriv ett kort manus med beskedet, bakgrunden och det viktigaste som händer härnäst. Kontrollera uppsägningstid, datum och vad som gäller för arbete, lön och förmåner under perioden. Ha kontaktuppgifter och information om eventuellt omställningsstöd redo.
När processen är klar och uppsägningen ska meddelas kan en inledning vid arbetsbrist exempelvis låta så här:
”Jag behöver ge dig ett svårt besked. Din anställning sägs upp på grund av arbetsbrist i samband med den omorganisation vi har gått igenom. Jag kommer att förklara vad det innebär för dig och vilket stöd som finns. Vi tar det steg för steg och det finns tid för dina frågor.”
Anpassa orden till den faktiska situationen. Ge beskedet tidigt och pausa sedan. Undvik en lång inledning där medarbetaren måste gissa vad mötet handlar om. Lova bara sådant du har mandat och underlag för.
5. Träna på samtalet och på att lyssna
Öva med HR eller en chefskollega. Säg inledningen högt och träna på frågor som ”Varför jag?”, ”Finns det något annat arbete?” och ”Vad händer nu?”. Bestäm hur du ska hantera frågor du ännu inte kan besvara.
Träna också på tystnad. Du behöver kunna stanna kvar i samtalet utan att fylla varje paus med fler förklaringar. Se till att du har eget stöd före och efter mötet, så att medarbetaren slipper ta hand om din oro eller skuld.
6. Ge utrymme för reaktioner under samtalet
Människor reagerar olika på ett uppsägningsbesked. Någon blir tyst, någon ledsen och någon arg eller mycket praktisk. Lyssna utan att tolka reaktionen som ett tecken på att personen har förstått eller accepterat allt.
Bekräfta det du hör och erbjud en paus om det behövs. Du kan säga: ”Jag hör att det här väcker många frågor. Vi tar dem en i taget.” Undvik att tona ned beskedet med formuleringar som ”Det här blir nog det bästa för dig”.
Sammanfatta det viktigaste och ge medarbetaren relevant information skriftligt. Fråga vad som behöver förtydligas. Om du saknar svar, säg vem som tar reda på det och när personen får återkoppling. Försök inte pressa in alla praktiska detaljer i ett samtal där personen har svårt att ta in mer information.
7. Följ upp och kommunicera med resten av teamet
Vid uppföljningen går ni igenom kvarstående frågor och planerar överlämning, kontakt under uppsägningstiden och ett eventuellt avslut med kollegorna. Stäm av hur medarbetaren önskar att avskedet hanteras inom de ramar som finns. Följ också upp att utlovat stöd har blivit tillgängligt.
Planera kommunikationen till övriga medarbetare så att berörda personer får sina individuella besked först. Berätta sedan vad förändringen innebär för verksamheten, vilka prioriteringar som gäller och när nästa uppdatering kommer. Dela inte personliga omständigheter eller individuella villkor med gruppen.
Se till att relevant information når även medarbetare som är föräldralediga, sjukskrivna eller tjänstlediga, via en lämplig kontaktväg. Ge teamet utrymme för frågor och följ upp arbetsbelastningen när ansvar och arbetsuppgifter förändras.
Checklista inför ditt uppsägningssamtal:
Är processen avstämd med HR eller arbetsrättslig rådgivare och är det rätt tidpunkt att lämna beskedet?
Kan du förklara beskedet och bakgrunden kort och sakligt?
Är uppsägningsbesked, praktiska villkor och kontaktuppgifter förberedda?
Finns en ostörd plats, tillräckligt med tid och en plan för stöd efteråt?
Är uppföljningen och kommunikationen till övriga teamet planerade?
Ta stöd av Wise inför en förändring
Behöver ni förstärka HR-funktionen när organisationen förändras?
Wise hjälper er att hitta HR-kompetens som kan stötta chefer och driva förändringsarbete. Kontakta oss så pratar vi om vilket stöd er verksamhet behöver.
