Verktyg som ChatGPT kan användas för att effektivisera vissa arbetsuppgifter, skapa utkast, analysera information och fungera som bollplank. Samtidigt krävs kunskap om hur verktygen fungerar, vilka risker som finns och när den mänskliga bedömningen är avgörande.
Så hur kan HR använda ChatGPT i praktiken?
Vad är AI och ChatGPT?
AI, artificiell intelligens, är ett samlingsbegrepp för tekniker som gör det möjligt för datorer att utföra uppgifter som vanligtvis kräver mänskliga förmågor, exempelvis att analysera information, känna igen mönster eller generera text och annat innehåll.
ChatGPT är en AI-tjänst utvecklad av OpenAI som bygger på stora språkmodeller. Den kan tolka instruktioner och generera svar och innehåll utifrån dem.
För HR kan den här typen av teknik fungera som stöd i många delar av arbetet. Men användningen behöver ske med eftertanke, särskilt när informationen är känslig eller besluten påverkar människor.
Hur förändrar AI arbetssättet inom HR?
AI kan påverka HR-arbetet på flera sätt. Vissa administrativa och repetitiva arbetsuppgifter kan effektiviseras, samtidigt som HR får nya möjligheter att arbeta med analys, kommunikation, kompetensutveckling och stöd till verksamheten.
Men utvecklingen handlar inte bara om att automatisera det HR redan gör. Den väcker också större frågor.
Vilken kompetens behöver HR när AI blir en naturligare del av arbetslivet? Vilka arbetsuppgifter bör tekniken stötta och vilka kräver mänsklig bedömning? Hur säkerställer organisationen en ansvarsfull användning av AI?
För HR blir AI-kompetens därför relevant både för det egna arbetet och för organisationens bredare kompetensförsörjning.
10 exempel på hur HR kan använda ChatGPT
Inom rekrytering
1. Skapa utkast till jobbannonser
Genom att ge ChatGPT information om arbetsuppgifter, målgrupp och kompetenskrav kan verktyget skapa förslag på jobbannonser som HR sedan kan bearbeta vidare.
2. Ta fram kommunikationsunderlag
ChatGPT kan skapa utkast och mallar för olika delar av kandidatkommunikationen. Det kan exempelvis handla om information inför en intervju eller återkoppling under rekryteringsprocessen.
3. Förbereda intervjufrågor
Utifrån information om en roll och dess kompetenskrav kan ChatGPT ge förslag på intervjufrågor och områden att följa upp.
AI bör däremot inte ersätta professionell bedömning eller användas okritiskt för att bedöma kandidater. HR behöver säkerställa att processer och beslut är relevanta, rättvisa och genomtänkta.
Inom chefsstöd
4. Skapa utkast och struktur
ChatGPT kan hjälpa till att strukturera information, skapa checklistor eller ta fram första utkast för exempelvis planering och bemanning.
När underlaget innehåller personuppgifter eller annan känslig information behöver organisationens regler för AI-användning och informationssäkerhet alltid följas.
5. Fungera som bollplank
En chef kan använda ChatGPT för att utforska olika perspektiv på en situation, förbereda frågor eller resonera kring möjliga sätt att hantera en utmaning.
Det är däremot viktigt att skilja mellan ett bollplank och professionell rådgivning. I komplexa personalfrågor behöver HR och andra relevanta experters kompetens fortfarande vara central.
6. Utveckla kommunikationen
ChatGPT kan läsa ett textutkast och ge förslag på hur ett budskap kan göras tydligare, mer målgruppsanpassat eller få en annan tonalitet.
Det kan vara särskilt användbart när HR eller chefer behöver kommunicera komplex information på ett enkelt och begripligt sätt.
Inom utveckling
7. Utforska idéer och perspektiv
ChatGPT kan användas för att generera idéer inför exempelvis förändringsarbete, medarbetarinitiativ eller utveckling av arbetssätt.
Se förslagen som inspiration snarare än färdiga svar. Ju mer kontext och relevanta instruktioner verktyget får, desto mer användbart kan underlaget bli.
8. Skapa ett första utkast
AI är användbart när det tomma dokumentet är det största hindret. ChatGPT kan ta fram en första struktur eller ett utkast som sedan granskas, utvecklas och anpassas av en människa.
9. Stötta kompetensutveckling
ChatGPT kan användas som stöd för att utforska kompetensområden, formulera utvecklingsmål och ge förslag på olika sätt att lära sig mer.
Utvecklingsplaner behöver samtidigt utgå från individens faktiska behov, organisationens riktning och den kompetens som behövs framåt.
10. Skapa utbildningsmaterial
ChatGPT kan ge förslag på upplägg för utbildningar, workshops och presentationer. Det kan också hjälpa till att anpassa innehåll för olika målgrupper och kunskapsnivåer.
Möjligheter med ChatGPT för HR
Rätt använt kan ChatGPT frigöra tid och ge HR stöd i arbetsuppgifter som annars kräver mycket manuellt arbete.
Det kan bland annat användas för att:
- skapa och förbättra textutkast
- generera idéer och alternativa perspektiv
- sammanfatta och strukturera information
- förbereda möten, workshops och utbildningar
- stötta lärande och kompetensutveckling
- förenkla återkommande arbetsuppgifter.
Det betyder inte att HR behöver lämna över sin expertis till AI. Snarare kan tekniken användas för att skapa mer utrymme för det arbete där HR förståelse för människor, organisation och verksamhet gör störst skillnad.
Vad behöver HR tänka på?
ChatGPT och andra generativa AI-verktyg kan producera svar som låter övertygande utan att informationen nödvändigtvis är korrekt. Därför behöver viktiga uppgifter alltid granskas och verifieras.
AI kan också återskapa eller förstärka bias. Det är särskilt viktigt att vara uppmärksam på när tekniken används i sammanhang som påverkar människor, exempelvis rekrytering och andra HR-processer.
Tänk också på vilken information du delar. Personuppgifter, konfidentiell information eller känsliga uppgifter bör inte matas in i AI-tjänster utan att det finns stöd för det i organisationens riktlinjer, system och arbetssätt.
För HR handlar AI-kompetens därför inte bara om att bli bra på att använda nya verktyg. Det handlar också om att förstå deras begränsningar och kunna avgöra när tekniken skapar värde och när den mänskliga kompetensen behöver stå i centrum.
AI förändrar inte behovet av HR-kompetens. Men det förändrar vilka verktyg HR har tillgång till och vilken kompetens som behövs för att använda dem på ett klokt sätt.
