Vad är systematiskt arbetsmiljöarbete?
Systematiskt arbetsmiljöarbete, ofta förkortat SAM, innebär att arbetsgivaren löpande undersöker arbetsmiljön, bedömer risker, genomför åtgärder och följer upp resultatet. Det ska vara en del av den dagliga verksamheten och omfatta fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden. Det kan handla om allt från arbetsutrustning och ergonomi till arbetsbelastning, arbetstider och samarbete.
Alla arbetsgivare ska bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete, även verksamheter med få anställda. Sedan den 1 januari 2025 finns grundreglerna i Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2023:1. Regler om organisatorisk och social arbetsmiljö, OSA, finns i kapitel 2 i AFS 2023:2. Beroende på verksamhet och risker gäller också andra arbetsmiljöregler.
1. Sätt mål som utgår från er arbetsmiljö
Börja med att skapa en gemensam bild av nuläget. Vad fungerar bra och var finns riskerna? Använd till exempel skyddsronder, samtal med medarbetare, rapporterade tillbud och uppgifter om arbetsbelastning. En medarbetarundersökning kan ge värdefulla signaler, men behöver kompletteras med dialog och undersökningar av det faktiska arbetet.
Arbetsgivaren ska ha en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsförhållandena ska vara för att förebygga ohälsa och olycksfall och uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö. Det ska också finnas mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Ge medarbetarna möjlighet att medverka när de målen tas fram och se till att de känner till dem.
Gör målen användbara i vardagen. Om återkommande tidspress är ett problem kan ett mål vara att alla team har tydliga prioriteringar när tiden inte räcker. Bestäm sedan hur ni ska arbeta för att nå dit och hur ni ska följa upp om förutsättningarna faktiskt har förbättrats.
2. Skapa rutiner och fördela arbetsmiljöuppgifterna
Arbetsgivaren har ansvar för arbetsmiljön. Uppgifter i arbetsmiljöarbetet kan fördelas till chefer, arbetsledare eller andra medarbetare, men arbetsgivaren behåller ansvaret. HR kan samordna arbetet och ge stöd, men får inte automatiskt hela ansvaret för att arbetsmiljöarbetet fungerar.
De som får uppgifter behöver ha tillräckliga kunskaper, befogenheter, resurser och kompetens. Det behöver exempelvis finnas tid att följa upp risker och möjlighet att fatta beslut om åtgärder. Tydliggör också hur någon ska agera om förutsättningarna inte räcker för uppgiften.
Rutinerna ska visa när och hur arbetsmiljöarbetet ska genomföras, vem som ser till att det blir gjort och vilka som ska medverka. Lägg återkommande aktiviteter i verksamhetens planering. Då blir det lättare att komma ihåg både löpande undersökningar och riskbedömningar inför förändringar.
3. Gör medarbetare och skyddsombud delaktiga
Medarbetarnas erfarenheter hjälper er att upptäcka risker som annars kan missas. Ge dem och skyddsombuden möjlighet att medverka i arbetsmiljöarbetet, till exempel när ni undersöker arbetsförhållanden, bedömer risker och planerar åtgärder. Återkoppla vad ni har fångat upp, vad ni gör åt det och när ni följer upp.
På ett arbetsställe där minst fem arbetstagare regelbundet sysselsätts ska ett eller flera skyddsombud utses. Skyddsombud ska även utses på mindre arbetsställen om arbetsförhållandena kräver det. De utses normalt av en lokal facklig organisation som har eller brukar ha kollektivavtal med arbetsgivaren, annars av arbetstagarna själva.
På ett arbetsställe med minst 50 regelbundet sysselsatta arbetstagare ska det finnas en skyddskommitté. Även på mindre arbetsställen ska en sådan tillsättas om arbetstagarna begär det. Skyddsombud och skyddskommitté bidrar till samverkan; de tar inte över arbetsgivarens ansvar.
4. Säkerställ kunskap och stöd
Alla medarbetare behöver tillräcklig kunskap om arbetet och riskerna i det. Gör arbetsmiljö till en del av introduktionen och säkerställ att kunskapen uppdateras när arbetsuppgifter eller arbetssätt förändras. Där det finns allvarliga risker behövs skriftliga instruktioner för hur arbetet ska utföras säkert.
Chefer och arbetsledare behöver bland annat kunskap om hur ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling förebyggs och hanteras. De behöver också praktiska förutsättningar att använda kunskapen. Säkerställ att det finns kända rutiner för kränkande särbehandling: vem som tar emot information, vad som händer därefter och hur utsatta snabbt kan få hjälp.
Gemensam utbildning för chefer och skyddsombud kan ge en bra grund för samarbetet. Om den egna kompetensen inte räcker för arbetsmiljöarbetet ska arbetsgivaren anlita företagshälsovård eller motsvarande sakkunnig hjälp utifrån.
Arbeta löpande: undersök, riskbedöm, åtgärda och följ upp.
De fyra områdena ovan skapar förutsättningar. Nästa steg är att använda dem i ett återkommande arbetssätt:
• Undersök arbetsmiljön regelbundet. Fånga upp risker genom samtal, observationer och andra undersökningar som passar verksamheten. Utred också orsaker till arbetsrelaterad ohälsa, olycksfall och allvarliga tillbud.
• Bedöm riskerna. Värdera sannolikheten för att något inträffar och hur allvarliga följderna kan bli. Riskbedömningar ska alltid dokumenteras skriftligt. Gör också en riskbedömning innan planerade förändringar genomförs.
• Åtgärda riskerna. Genomför åtgärder omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt. Skriv in sådant som inte åtgärdas direkt i en handlingsplan med ansvarig och tidpunkt för genomförande.
• Kontrollera resultatet. Följ upp om åtgärderna har fungerat och om det behövs mer. Följ dessutom upp hela det systematiska arbetsmiljöarbetet varje år och rätta till brister.
Ett exempel: Ett team arbetar återkommande över och har svårt att hinna med. Undersök orsakerna tillsammans med medarbetarna. Handlar det om bemanning, otydliga prioriteringar, avbrott eller motstridiga krav? Anpassa resurserna till kraven, tydliggör vad som ska prioriteras och följ upp belastningen. Individuella råd om återhämtning räcker inte om problemet ligger i hur arbetet är organiserat.
Vad behöver dokumenteras?
Riskbedömningar och handlingsplaner ska vara skriftliga oavsett verksamhetens storlek. Vid minst tio arbetstagare ska även arbetsmiljöpolicy, rutiner, uppgiftsfördelning, mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön samt resultatet av den årliga uppföljningen vara skriftliga. Kraven på att ha och arbeta med dessa delar gäller också mindre verksamheter.
Håll dokumentationen tydlig och lätt att hitta. Den ska hjälpa er att fatta beslut, genomföra åtgärder och följa upp arbetet. En enkel handlingsplan som används är mer värdefull än omfattande dokument som ingen känner till.
Ta nästa steg med rätt HR-kompetens
Behöver ni stärka HR-funktionen för att få struktur och kontinuitet i arbetsmiljöarbetet? Wise hjälper er att hitta HR-kompetens som kan stödja chefer och utveckla arbetssätt utifrån verksamhetens behov. Kontakta oss så pratar vi om vilket stöd ni behöver.
