Neddragningar är komplexa och processen ser olika ut beroende på verksamhetens förutsättningar. Därför är det viktigt att tidigt säkerställa rätt arbetsrättslig kompetens och samtidigt skapa en tydlig plan för hur förändringen ska genomföras, kommuniceras och följas upp.
Här är tio viktiga delar att planera för.
1. Sätt en tydlig plan
Börja med att skapa en tydlig plan för hela processen. Vilka aktiviteter behöver genomföras? När ska de ske? Vem ansvarar för vad?
Planen behöver omfatta både de arbetsrättsliga delarna och hur organisationen ska hantera kommunikation, ledarskap och stöd till de människor som berörs.
Säkerställ tidigt att ni har rätt kompetens för att hantera de arbetsrättsliga frågorna utifrån just er situation.
2. Förbered organisationen
Vid en neddragning behöver arbetsgivaren bland annat ta ställning till organisationens framtida behov och vilka roller och kompetenser som krävs framåt.
Förbered relevanta underlag och skapa en gemensam förståelse hos de personer som kommer att ha en central roll i processen.
Det är också viktigt att chefer får rätt förutsättningar. De behöver förstå både processen och sin egen roll i kommunikationen med medarbetarna.
3. Hantera förhandling och arbetsrättsliga frågor
En neddragning aktualiserar flera arbetsrättsliga frågor och kan innebära skyldighet att förhandla med berörda arbetstagarorganisationer.
Exakt hur processen ska genomföras beror bland annat på verksamhetens förutsättningar, kollektivavtal och vilka medarbetare som berörs.
Säkerställ därför att arbetsrättsliga frågor hanteras av personer med rätt kompetens och att nödvändiga förhandlingar och andra formella delar genomförs i rätt ordning.
4. Gör en omplaceringsutredning
Innan en uppsägning på grund av arbetsbrist kan bli aktuell behöver arbetsgivaren undersöka möjligheterna till omplacering.
Finns det andra lediga roller i verksamheten som en berörd medarbetare har tillräckliga kvalifikationer för?
Omplaceringsutredningen är en viktig del av processen och behöver genomföras strukturerat och utifrån de förutsättningar som gäller i den aktuella situationen.
5. Planera kommunikationen
Vid en neddragning uppstår snabbt frågor, oro och spekulationer. Därför behöver kommunikationen planeras lika noggrant som själva processen.
Ta fram en kommunikationsplan som tydliggör:
- vilka målgrupper som behöver information
- vilken information de behöver
- när kommunikationen ska ske
- vem som ansvarar för kommunikationen
- vilka frågor som sannolikt kommer att uppstå och hur de ska besvaras.
Tänk också på balansen mellan transparens och den information som faktiskt kan delas i olika delar av processen.
Tydlighet handlar inte om att ha svar på allt. Det handlar också om att vara tydlig med vad ni vet, vad ni ännu inte vet och när mer information kommer.
6. Förbered cheferna
Chefer får en central roll när organisationen förändras. De möter frågor, oro och reaktioner samtidigt som de själva kan påverkas av situationen.
Se därför till att cheferna får tillräckligt med information och stöd inför kommunikationen med sina team.
Förbered dem på vilka frågor som kan komma och skapa möjlighet att diskutera svåra situationer innan de behöver hantera dem med medarbetarna.
Det är också viktigt att cheferna vet vart de själva kan vända sig för stöd.
7. Genomför individuella samtal med respekt
Samtal med personer som berörs av uppsägning behöver vara väl förberedda och genomföras med respekt.
Var tydlig med beslutet och vad det innebär. Ge personen möjlighet att reagera och ställa frågor.
Människor reagerar olika på svåra besked. Någon blir ledsen, en annan arg och en tredje väldigt saklig. Chefens uppgift är inte att styra reaktionen, utan att kunna möta den professionellt och respektfullt.
Se också till att medarbetaren vet vad som händer härnäst och vart hen kan vända sig med frågor.
8. Ge stöd till dem som lämnar
Arbetsgivarens ansvar slutar inte i samma stund som beskedet lämnas.
Säkerställ att berörda medarbetare får tydlig information om nästa steg och vilket stöd som finns tillgängligt.
Om organisationen omfattas av kollektivavtal kan det också finnas stöd genom en relevant omställningsorganisation. Ta i så fall kontakt tidigt för att förstå vilket stöd som kan erbjudas.
Ett professionellt avslut spelar roll, både för människan som lämnar och för förtroendet för organisationen.
9. Glöm inte dem som stannar
När beskeden är lämnade är förändringen inte över.
De som blir kvar kan känna oro, sorg, skuld eller osäkerhet inför framtiden. Arbetsbelastning och ansvar kan också förändras.
Här behöver ledarskapet fortsätta.
Skapa utrymme för frågor och dialog. Var tydlig med den nya organisationen, prioriteringar, ansvar och vad som förväntas framåt.
Chefer behöver också fortsätta följa upp hur människor mår och hur förändringen fungerar i praktiken.
10. Följ upp och fortsätt leda förändringen
En neddragning innebär ofta att organisationen behöver hitta nya arbetssätt, prioriteringar och former för samarbete.
Skapa därför forum där chefer kan dela erfarenheter, få stöd och diskutera de utmaningar som uppstår.
Följ också upp förändringen med medarbetarna. Vad fungerar? Vad är fortfarande otydligt? Finns det nya belastningar eller kompetensgap som organisationen behöver hantera?
När roller försvinner eller förändras förändras ofta också organisationens samlade kompetens. Därför behöver ni förstå vilken kompetens som finns kvar, vilken som har försvunnit och vad verksamheten behöver framåt.
Hur ni genomför förändringen spelar roll
Neddragningar handlar om svåra verksamhetsbeslut, men också om människor.
Hur organisationen agerar under processen påverkar både dem som lämnar och dem som stannar. Tydlighet, respekt och ett närvarande ledarskap blir därför särskilt viktigt när förutsättningarna förändras.
En genomtänkt process kan inte göra ett svårt besked enkelt. Men den kan skapa bättre förutsättningar för att människor ska förstå vad som händer, få rätt stöd och kunna orientera sig framåt.
