Många organisationer lägger betydande kraft på att försöka förstå och styra sin verksamhet med hjälp av nyckeltal och indikatorer. Syftet kan vara att styra resurser, aktiviteter och effekter mot verksamhetens övergripande mål, men också att skapa lärande och bättre beslutsunderlag.
Här följer några perspektiv på hur nyckeltal och indikatorer kan användas för att förstå verksamheten bättre.
Skapa värde med nyckeltal
Nyckeltal kan användas för att värdera, analysera och jämföra utvecklingen i en organisation samt för att följa nuläget mot uppsatta mål.
För att ett nyckeltal ska vara relevant behöver det bidra till förståelsen av organisationens utveckling över tid. Informationen behöver också kunna användas i styrningen, exempelvis genom att synliggöra trender och varningssignaler.
HR-relaterade nyckeltal kan exempelvis handla om sjukfrånvaro, personalomsättning eller andra indikatorer som är relevanta för organisationens mål.
Underlaget behöver sedan kunna användas av beslutsfattare för att utvärdera, formulera mål och fatta beslut. En vanlig utmaning är att bearbeta den stora mängd data som finns i en organisation och göra den begriplig.
Det handlar alltså inte bara om att ha data. Det handlar om att förstå hur informationen hänger samman.
Undvik nyckeltalsfällan
Nyckeltal och indikatorer beskriver en avgränsad del av verkligheten. Att välja vad som ska mätas innebär därför också att välja vad organisationen riktar sin uppmärksamhet mot.
Det är lätt att hamna i nyckeltalsfällan: att fokusera på enskilda data och titta på en isolerad pusselbit i stället för att se helheten.
Det kan exempelvis innebära att resultatet från en medarbetarundersökning tolkas utan att sättas i relation till andra delar av verksamheten.
Två exempel inom HR:
- En organisation mäter antal utbildningstimmar. Men säger antalet timmar något om vad människor faktiskt har lärt sig eller vilken effekt utbildningen fått i verksamheten?
- En annan organisation mäter antal medarbetarsamtal. Men säger antal och frekvens något om kvaliteten i samtalen eller vilken effekt de får?
Det som är enkelt att mäta är inte nödvändigtvis det som är viktigast att förstå.
Se helheten bakom siffrorna
En enskild datapunkt förklarar sällan ett komplext organisatoriskt fenomen. Därför behöver data ofta förstås tillsammans med andra underlag, exempelvis resultat från medarbetarsamtal, sjukfrånvarostatistik, personalomsättning eller exitintervjuer.
Det är också viktigt att förstå vilka som faktiskt ingår i underlaget.
Vad menar organisationen exempelvis med ”medarbetare”? Är det tillsvidareanställda, samtliga som får lön under en viss period eller även visstidsanställda och konsulter?
Definitionerna påverkar resultatet och därmed också vilka slutsatser som går att dra.
Triangulera för att förstå mer
För att navigera bland HR-data, nyckeltal och indikatorer kan triangulering vara ett användbart arbetssätt. Det innebär att kombinera flera metoder och datakällor för att skapa en mer nyanserad förståelse. När olika typer av information pekar i samma riktning stärks underlaget för analys. När de säger olika saker uppstår i stället anledning att undersöka varför.
eNPS är ett exempel. Måttet används för att fånga medarbetares vilja att rekommendera sin arbetsgivare. Men en hög eNPS-poäng innebär inte automatiskt låg personalomsättning eller att organisationen fungerar väl i alla avseenden.
Ett nyckeltal är alltid en förenkling av en mer komplex verklighet.
För att förstå helheten kan eNPS därför behöva kompletteras med exempelvis personalomsättning, medarbetarsamtal, exitintervjuer eller andra kvalitativa och kvantitativa underlag.
Nyckeltal är en del av styrningen, inte hela styrningen
Mätvärden spelar en viktig roll, men det finns en risk att vi tillskriver dem större kraft än de faktiskt har. Att fastställa ett mål eller börja mäta något leder inte automatiskt till förändring.
Vad organisationen väljer att mäta har däremot betydelse eftersom det kan påverka fokus, incitament och beteenden. Därför behöver ni också utvärdera hur väl det ni mäter stödjer verksamhetens övergripande mål.
Ta mångfald som exempel. Begreppet kan omfatta många olika dimensioner. För att välja relevanta indikatorer behöver organisationen först förstå vad mångfald betyder i den egna verksamheten och varför frågan är viktig.
Nyckeltal och indikatorer behöver därför ses som delar av ett större system. Organisationskultur, prioriteringar, resurser, ledarskap och arbetssätt påverkar tillsammans organisationens möjlighet att nå sina mål.
What gets measured gets managed?
Uttrycket är välkänt, men verkligheten är mer komplex. Det som mäts blir inte automatiskt gjort.
Mål och nyckeltal leder i sig inte nödvändigtvis till förändring. De kan däremot rikta uppmärksamhet och förstärka handlingar när de hänger ihop med organisationens prioriteringar, resurser och kultur.
Frågan är därför inte bara vad ni mäter, utan också vad informationen hjälper er att förstå och göra.
Några tips på vägen
- Balansera kort och lång sikt. Välj indikatorer som hjälper er att förstå både omedelbara resultat och organisationens utveckling över tid.
- Undvik nyckeltalsfällan. En enskild siffra berättar sällan hela historien. Sätt informationen i sitt sammanhang.
- Välj relevanta nyckeltal. Utgå från vad organisationen behöver förstå och vilka beslut informationen ska bidra till.
- Gräv djupare. Försök förstå orsakerna bakom förändringar och avvikelser. Analysera samband mellan exempelvis kultur, struktur, processer, människor och teknik.
- Analysera tillsammans. Nyckeltal bör inte hanteras isolerat. Involvera relevanta delar av organisationen i analysen och arbetet med förbättringar.
Bra styrning handlar alltså inte om att samla så många datapunkter som möjligt. Det handlar om att välja relevant information, förstå den i sitt sammanhang och använda insikterna för att fatta bättre beslut.
