Här kommer fem tips som du direkt kan ta med dig i vardagen för att bli en bättre kommunikatör.
1. Vad ska målgruppen veta, känna och göra?
Genom att fråga dig själv varför och vad du ska kommunicera är det ofta enklare att komma fram till vad som är viktigast att säga. Vad ska mottagaren veta, känna eller göra?
Mycket av det vi kommunicerar förmedlas dessutom genom exempelvis tonfall, formuleringar, gester och mimik. Väg därför orden mot den känsla och ton som du vill förmedla och fokusera på ett eller flera tydliga budskap.
2. ”It’s not what you say, it’s what they say it is”
Väldigt ofta när vi kommunicerar utgår vi från oss själva, vilket inte är så konstigt. Men det gäller att fundera på hur kommunikationen kan uppfattas av mottagaren.
Ett exempel: Du sitter och skriver ett mejl sent på kvällen till en kollega. Du har haft en lång arbetsdag och vill gärna bocka av mejlet innan du tar kväll. Mejlet trillar in hos kollegan som råkar se det precis innan läggdags och börjar fundera: ”Förväntas jag svara nu?”
Din intention var att få undan en arbetsuppgift, men hos mottagaren kan kommunikationen skapa en helt annan känsla.
Utifrån och in är därför bra ledord. Tänk på mottagaren och anpassa din kommunikation därefter.
3. Förenkla, förtydliga och förkorta
Den här punkten förtjänar egentligen en helt egen artikel, för ofta missar vi just dessa tre F.
När du skriver något, testa om det går att förkorta, förtydliga och förenkla. Less is more gäller ofta när det kommer till kommunikation, särskilt digitalt.
Gör det enkelt för mottagaren att snabbt förstå vad som är viktigast.
4. Tänk på vald kanal
Valet av kanal spelar stor roll för hur kommunikationen tas emot.
Ska du skriva ett inlägg i sociala medier behöver du fånga läsarens intresse tidigt. Ska du kommunicera något mer komplext kanske en längre text, ett möte eller en presentation passar bättre. Jobba med tydliga rubriker och enkla punkter när det hjälper mottagaren att ta till sig innehållet.
Våga också vara kreativ. Samma sak gäller när du använder en presentation. Se den som ett stöd som förstärker ditt budskap, inte som något som ska ta över kommunikationen.
5. Engagera och involvera
Sista tipset är att inte bara sända i din kommunikation, utan att skapa förutsättningar för dialog och inspel från andra.
Bjud in din publik i samtalet för att skapa engagemang och intresse. Ingen vill vara den där personen på festen som bara pratar om sig själv, och samma logik gäller när vi kommunicerar i andra sammanhang.
Ställ frågor, be om feedback och bjud in fler i dialogen.
Det är särskilt viktigt i förändring, där kommunikation inte bara handlar om att informera utan också om att skapa förståelse och möjlighet till dialog.
Förhoppningsvis kan de här fem tipsen hjälpa dig att vässa din kommunikation ytterligare.
