Självständiga medarbetare behöver tydliga förutsättningar
När många frågor och beslut hamnar hos dig som chef är det lätt att bli den som löser allt. Det kan hjälpa för stunden, men lämnar mindre utrymme för medarbetarna att öva på att bedöma alternativ och ta ansvar. Börja därför med att undersöka varför frågorna kommer till dig.
Handlar det om brist på kunskap, otydliga befogenheter eller en vana att få ditt godkännande? En medarbetare som inte vet vad hen får besluta behöver tydligare ramar. Den som saknar erfarenhet kan behöva instruktioner och träning. Den som redan har förutsättningarna kan behöva ditt förtroende att agera.
Självständighet innebär att kunna driva sitt arbete, göra bedömningar och söka hjälp när det behövs. Du behöver fortsatt vara tillgänglig, undanröja hinder och ta ansvar för beslut som ligger på din nivå.
Vad innebär ett coachande ledarskap
Ett coachande ledarskap innebär att du hjälper medarbetaren att utveckla sitt eget resonemang genom frågor, lyssnande och återkoppling. Du använder samtalet för att utforska lösningar och komma fram till nästa steg. Förhållningssättet passar särskilt när personen har tillräcklig kunskap för att resonera om uppgiften och det finns utrymme att pröva olika vägar.
Som chef behöver du växla mellan flera delar av uppdraget: sätta mål och följa upp, visa riktning, stödja lärande och möta människor med omtanke. Ibland är en öppen fråga rätt verktyg. I andra situationer behöver du vara tydlig med vad som gäller eller själv ta ett beslut.
1. Tydliggör mål och mandat innan du lämnar över
Prata igenom vilket resultat som ska uppnås, varför det är viktigt och vilka ramar som gäller. Klargör vilka beslut medarbetaren får fatta, vilka som kräver samråd och när du behöver bli informerad. Säkerställ också att det finns tid, information och resurser för uppgiften.
Du kan exempelvis säga: ”Du ansvarar för att ta fram förslaget och välja arbetssätt inom den här budgeten. Om kostnaden ökar eller leveransdatumet behöver flyttas vill jag att du stämmer av med mig innan du går vidare.”
Be medarbetaren beskriva uppdraget med egna ord och boka en lämplig uppföljning. Tydliga mål och prioriteringar gör det lättare att agera självständigt. Det ligger också i linje med arbetsmiljöreglernas krav på att medarbetare ska känna till sina uppgifter, befogenheter, prioriteringar och vart de kan vända sig för stöd.
2. Utgå från styrkor och anpassa stödet till uppgiften
Fundera på vad medarbetaren redan gör bra och hur den erfarenheten kan användas i nästa uppgift. Utgå från konkreta situationer: när har personen gjort en bra bedömning, löst ett problem eller tagit ett ansvar som du kan bygga vidare på?
Skilj samtidigt mellan personens potential och den kunskap som finns här och nu. Samma medarbetare kan arbeta självständigt inom ett område och behöva mycket stöd inom ett annat. Bedöm därför behovet utifrån uppgiften och erfarenheten, i stället för att sätta en generell etikett på personen.
Om kunskap saknas, visa hur uppgiften kan lösas, förklara ditt resonemang och låt sedan medarbetaren prova med stöd. Gör också utvecklingsbehoven tydliga. Ett fokus på styrkor behöver gå hand i hand med ärlig återkoppling om det som ännu inte fungerar.
3. Ställ frågor som hjälper medarbetaren vidare
När en medarbetare ber om råd, pausa innan du ger din lösning. Undersök först vad personen redan har tänkt och var hen har fastnat. Välj en eller två frågor som passar situationen och ge tid att svara:
• Vad vill du uppnå och vad är det som är svårt just nu?
• Hur har du resonerat hittills?
• Vilka alternativ ser du och vilka konsekvenser kan de få?
• Vilket alternativ rekommenderar du och varför?
• Vad behöver du för att kunna ta nästa steg?
Lyssna på svaret innan du går vidare. Sammanfatta gärna vad du har hört och kontrollera att du har förstått. Undvik frågor som egentligen är instruktioner, exempelvis ”Tycker du inte att du borde göra så här?”. Har du redan bestämt dig behöver du säga det.
Om medarbetaren saknar information som bara du har, dela den. Ett coachande samtal ska hjälpa personen framåt och får inte bli ett test där hen förväntas gissa rätt svar.
4. Ge konkret återkoppling på ansvarstagande
Uppmärksamma de beteenden du vill se mer av. Beskriv vad medarbetaren gjorde och varför det var värdefullt, så att återkopplingen blir användbar även nästa gång.
I stället för ett allmänt ”Bra jobbat!” kan du säga: ”Du jämförde alternativen, stämde av med de berörda och kom med en tydlig rekommendation. Det gav oss ett bättre underlag och gjorde att vi kunde fatta beslut på mötet.”
Följ upp även när resultatet inte blev som planerat. Vad byggde bedömningen på? Vilken information saknades? Vad behöver göras annorlunda nästa gång? Ge utrymme att lära av misstag och var samtidigt tydlig med kvalitet, ansvar och gränser som måste hållas.
5. Följ upp utan att ta över
Kom överens om vad ni ska följa upp och när. Anpassa avstämningarna efter uppdragets risker och medarbetarens erfarenhet. Ett nytt eller komplext uppdrag kan behöva tätare kontakt än en uppgift personen redan behärskar.
Fokusera på resultat, hinder och behov av stöd. Fråga vad som har hänt sedan sist och hur medarbetaren tänker gå vidare. Låt personen behålla ansvaret för lösningen när det är möjligt, även om du själv hade valt ett annat arbetssätt.
Var också tydlig med att medarbetaren får höra av sig före nästa avstämning när något förändras. I team som arbetar på olika platser behöver kontaktvägar och tillgänglighet vara särskilt begripliga. Självständighet ska fungera oavsett om ni sitter på samma kontor eller samarbetar på distans.
När behöver du ge tydliga besked i stället för att coacha
Vid akuta situationer, säkerhetsrisker eller frågor där regler och beslut redan sätter ramarna behöver du ge tydlig vägledning. Detsamma gäller när medarbetaren saknar grundläggande kunskap eller när beslutet kräver ditt mandat. Ni kan reflektera över lärandet efteråt.
Om arbetsbelastningen är för hög kan det behövas omprioritering, ändrad bemanning eller andra resurser. Fler coachande frågor löser inte ett uppdrag som saknar rimliga förutsättningar. Fråga vad som hindrar arbetet och ta ansvar för det som behöver förändras på organisationsnivå.
Börja med en situation i vardagen
Välj en återkommande fråga där du brukar ge svaret direkt. Nästa gång provar du att först fråga hur medarbetaren har resonerat och vilket alternativ hen rekommenderar. Kom överens om ett nästa steg, vilket stöd som behövs och när ni följer upp.
Efter en vecka kan du reflektera över vad som hände. Tog medarbetaren ett eget beslut? Blev mandatet tydligare? Gav du utrymme att agera eller tog du tillbaka uppgiften? Använd svaren för att justera ditt ledarskap. Målet är bättre bedömningar och tydligare ansvar, samtidigt som medarbetarna fortsätter att be om hjälp när det behövs.
Utveckla ditt ledarskap tillsammans med Wise
Vill du stärka ditt ledarskap och skapa bättre förutsättningar för teamet? Wise stöttar ledare, team och organisationer i deras utveckling. Kontakta oss så pratar vi om dina utmaningar och vilket stöd som passar verksamheten.
