Vad innebär förändringsarbete och förändringsledning
Förändringsarbete är det arbete som tar verksamheten från ett nuläge till ett önskat läge. Det kan handla om att införa ett nytt system, förändra organisationen eller utveckla hur ni möter kunder. Förändringsledning handlar om att leda och stödja människorna som ska genomföra och arbeta i förändringen.
En plan för införandet behöver därför kompletteras med svar på vad människor ska göra annorlunda, vad de behöver lära sig och vilket stöd som krävs. Ett nytt system är exempelvis inte fullt infört i praktiken bara för att det är tillgängligt. Det behöver fungera i arbetsflödet och användas på det sätt som ger den avsedda nyttan.
Börja med mål och förutsättningar för förändringen
Innan du kommunicerar en förändring behöver du kunna beskriva vilket problem den ska lösa och vad som ska bli bättre. Klargör vem som ansvarar för beslut, vem som driver genomförandet och vem som tar hand om frågor som berör flera team. Chefer som förväntas leda arbetet behöver själva få tid, information och mandat.
Kartlägg också vilka som påverkas och vilka andra initiativ som redan tar deras tid. Om nya uppgifter ska rymmas behöver ni prioritera vad som får vänta eller tas bort. Skapa utrymme för träning och återkoppling i planen, inte bara för själva lanseringen.
1. Informera om syftet och vad förändringen innebär
Förklara varför förändringen behövs, vad ni vill uppnå och vad den betyder för olika delar av verksamheten. Anpassa informationen till mottagarnas vardag. En övergripande målbild behöver översättas till frågor om arbetsuppgifter, ansvar och samarbete.
Skilj på vad som är beslutat, vad som utreds och vad medarbetarna kan påverka. Om du ännu inte har ett svar, säg det och berätta när nästa uppdatering kommer. Var tydlig med både möjligheter och svårigheter. Det ger människor ett bättre underlag för att förstå vad som väntar.
Samla aktuell information och vanliga frågor på en gemensam plats. Kombinera det skriftliga underlaget med samtal i teamet och individuellt där det behövs. Ge även medarbetare som arbetar på distans eller andra tider möjlighet att ställa frågor och få samma information.
2. Involvera medarbetarna där de kan påverka
Bjud in dem som berörs att bidra med kunskap om hur arbetet faktiskt fungerar. De kan hjälpa er att upptäcka beroenden, testa lösningar och identifiera moment som riskerar att skapa merarbete. Var konkret med vad ni vill ha hjälp att utveckla.
Om valet av ett nytt system redan är gjort kan medarbetarna exempelvis bidra till hur arbetsflöden, utbildning och stöd ska utformas. Be en mindre grupp pröva upplägget och återkoppla innan fler börjar använda det, när förändringen lämpar sig för ett sådant test.
Återkom med vad synpunkterna har lett till. Berätta vad ni ändrar, vad ni behåller och varför. Delaktighet blir meningsfull när det är tydligt hur inspelen används. Lova därför inte inflytande över beslut som redan är fattade.
3. Interagera och undersök vad invändningarna handlar om
Utgå inte från att tveksamhet betyder att någon ogillar förändring. En invändning kan handla om oklara mål, brist på tid, risker för kunderna eller oro för den egna rollen. Fråga vad personen ser som svårt och be om konkreta exempel innan du drar slutsatser.
Lyssna också efter sådant som behöver åtgärdas i genomförandet. Om ett team påpekar att det saknas tid att lära sig ett nytt verktyg kan lösningen vara ändrad planering eller mer stöd. Fler budskap om nyttan löser inte i sig resursbristen.
Använd återkommande avstämningar för att fånga upp frågor: Vad fungerar? Vad har blivit svårare? Vad behöver vi justera? Diskutera både fördelar och nackdelar. Att vara närvarande som chef innebär också att ta en fråga vidare, återkomma med ett svar och stå kvar i dialogen när ni inte är överens.
4. Inspirera genom att visa vägen i handling
Gör målbilden konkret genom att beskriva hur arbetet ska fungera när förändringen har fått effekt. Vad blir annorlunda för kunden, medarbetaren eller samarbetet mellan team? Koppla bilden till beteenden som går att pröva och följa upp.
Om ni exempelvis inför ett gemensamt CRM för att förbättra kundsamarbetet behöver cheferna använda den gemensamma informationen i sina egna möten. Om parallella rapporter fortsätter att efterfrågas blir det oklart vilket arbetssätt som gäller. Säkerställ därför att ledningens agerande, prioriteringar och uppföljning stödjer förändringen.
Uppmärksamma konkreta framsteg och dela exempel på vad ni har lärt er. Ge utrymme att öva och be om hjälp. Målet är att människor ska kunna arbeta i det nya, även om alla inte känner entusiasm inför varje del av förändringen.
Följ upp användning och effekt efter införandet
Bestäm redan från början hur ni ska följa utvecklingen. Skilj på genomförda aktiviteter, förändrade arbetssätt och den nytta ni vill uppnå. Att en utbildning är genomförd säger exempelvis inte om deltagarna kan använda kunskapen i sitt arbete.
Vid ett nytt arbetssätt för kundöverlämning kan ni följa om teamen använder den gemensamma rutinen, om informationen är tillräcklig och om färre ärenden behöver kompletteras. Jämför med nuläget där det är möjligt och fråga användarna vad som förklarar utfallet.
Utse någon som ansvarar för fortsatt stöd och förbättring när projektet är avslutat. Om gamla rutiner lever kvar behöver ni förstå varför. Justera sådant som hindrar det nya arbetssättet och ta ställning till när tidigare rutiner kan avvecklas.
Checklista för ditt förändringsarbete
• Kan de som berörs förstå syftet och vad de förväntas göra annorlunda?
• Är det tydligt vad som är beslutat, vad som går att påverka och vem som ansvarar?
• Finns tid, kompetens och stöd för att börja arbeta på det nya sättet?
• Har ni en fungerande dialog där frågor och invändningar tas om hand?
• Vet ni hur ni ska följa upp användning, resultat och behov av justeringar?
Ta stöd av Wise i ert förändringsarbete
Wise stöttar organisationer i förändringsledning, från nulägesanalys och målbild till kommunikation, genomförande och uppföljning. Behöver ni stöd för att förbereda cheferna, skapa delaktighet eller få nya arbetssätt att fungera i praktiken? Kontakta oss så pratar vi om er situation.
