Vad innebär HR compliance
HR compliance betyder regelefterlevnad inom personalområdet. Det omfattar bland annat anställningsvillkor, arbetsmiljö, arbetstid, diskriminering och personuppgifter. Även kollektivavtal och andra tillämpliga regler behöver ingå i bedömningen. Vilka skyldigheter som gäller påverkas av verksamheten, antalet anställda och den aktuella situationen.
Börja med att skilja på lagkrav och egna arbetssätt. En semesterpolicy kan vara ett bra stöd utan att det finns ett generellt krav på ett dokument med just det namnet. Andra delar, exempelvis arbetsmiljöns riskbedömningar, ska dokumenteras skriftligt. Det viktiga är att rutinerna både uppfyller kraven och används i vardagen.
Tydliggör ansvar och mandat
Arbetsgivaren ansvarar för att uppfylla sina skyldigheter. Hur ansvaret fördelas mellan styrelse, VD och chefer beror på regelverk, organisation och uppgiftsfördelning. HR kan samordna och ge stöd, men en HR-funktion eller extern rådgivare innebär inte att arbetsgivarens ansvar försvinner.
Bestäm vem som bevakar regeländringar, uppdaterar avtal och rutiner och stödjer chefer i svåra ärenden. Säkerställ också att ansvariga har kunskap, tid och mandat. Brister kan, beroende på regelverk och överträdelse, leda till exempelvis skadestånd, sanktionsavgifter eller förelägganden med vite.
1. Arbeta systematiskt med arbetsmiljö och rehabilitering
Alla arbetsgivare ska bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete. Undersök arbetsförhållanden, bedöm risker, genomför åtgärder och kontrollera resultatet. Riskbedömningar ska alltid vara skriftliga, även inför planerade förändringar. Åtgärder som inte genomförs direkt ska föras in i en handlingsplan. Följ upp hela arbetsmiljöarbetet varje år.
Sedan den 1 januari 2025 finns grundreglerna i AFS 2023:1. AFS 2023:2 innehåller bland annat regler om organisatorisk och social arbetsmiljö samt arbetsanpassning. Vid minst tio arbetstagare ska bland annat arbetsmiljöpolicy, rutiner, uppgiftsfördelning och resultatet av den årliga uppföljningen vara skriftliga. Mindre verksamheter omfattas också av kraven på att bedriva arbetet.
Säkerställ rutiner för att fånga upp behov av arbetsanpassning, hantera kränkande särbehandling samt rapportera och utreda arbetsskador och allvarliga tillbud. Arbetsgivaren ska anlita företagshälsovård eller motsvarande sakkunnig hjälp när den egna kompetensen inte räcker. Det är alltså behovet av sakkunskap som styr, inte ett generellt krav på ett visst abonnemang.
Vid sjukfrånvaro ska en plan för återgång i arbete som huvudregel vara klar senast dag 30 om arbetsförmågan förväntas vara nedsatt i minst 60 dagar. Kravet utlöses alltså inte enbart av att någon varit sjukskriven i 30 dagar. Det finns undantag, exempelvis när återgång kan ske utan särskilda insatser. Dokumentera skälen när en plan inte behövs och ompröva bedömningen om förutsättningarna ändras.
2. Håll ihop arbetstid och semester med rätt villkor
Kontrollera vilka arbetstidsregler och kollektivavtal som gäller för dina medarbetare. Arbetstidslagens huvudregler omfattar bland annat minst elva timmars sammanhängande dygnsvila och 36 timmars sammanhängande veckovila. Undantag och tillåtna avvikelser behöver bedömas i sitt sammanhang. Arbetsgivaren ska föra anteckningar om jourtid, övertid och mertid enligt tillämpliga regler.
Skilj på arbetstidens gränser och ersättningen för arbetet. En överenskommelse om extra semesterdagar i stället för övertidsersättning innebär inte i sig att regler om arbetstid och vila upphör att gälla. Se även över hur resor, konferenser och arbete utanför ordinarie tid hanteras.
Semesterlagen ger som huvudregel rätt till 25 semesterdagar per semesterår. Rätten till ledighet är inte samma sak som rätten till betald semester. Kontrollera intjänande, semesterlönegrundande frånvaro, rörliga lönedelar och sparade dagar. Planera också huvudsemestern: utgångspunkten är minst fyra sammanhängande veckor under juni–augusti, om inte annat har avtalats eller särskilda skäl motiverar annan förläggning.
3. Förebygg diskriminering och genomför lönekartläggning
Alla arbetsgivare ska arbeta med aktiva åtgärder mot diskriminering. Arbetet ska ske löpande i samverkan med arbetstagarna: undersök risker och hinder, analysera orsakerna, genomför åtgärder och följ upp. Det omfattar arbetsförhållanden, löner och andra anställningsvillkor, rekrytering och befordran, kompetensutveckling samt möjligheten att förena arbete och föräldraskap.
Det ska också finnas riktlinjer och rutiner för att förhindra trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier. Säkerställ att chefer vet hur de ska agera när arbetsgivaren får kännedom om upplevda trakasserier och när skyldigheten att utreda och vidta åtgärder aktualiseras.
Alla arbetsgivare ska genomföra lönekartläggning varje år. Dokumentationskraven beror på storleken vid kalenderårets ingång: med 10–24 arbetstagare ska arbetet med lönekartläggningen dokumenteras skriftligt, och med minst 25 ska hela arbetet med aktiva åtgärder dokumenteras. Mindre arbetsgivare är inte undantagna från själva arbetet.
4. Uppdatera anställningsavtal och rutiner enligt LAS
Lagen om anställningsskydd, LAS, har ändrats på flera punkter som gör äldre mallar missvisande.
Kontrollera särskilt följande:
• Uppsägning från arbetsgivarens sida ska som huvudregel grunda sig på sakliga skäl. Den äldre termen ”saklig grund” har ersatts. Omplacering, turordning och formkrav behöver bedömas utifrån situationen.
• Särskild visstidsanställning har ersatt allmän visstidsanställning. Övergång till tillsvidareanställning sker enligt huvudregeln efter sammanlagt mer än tolv månader under fem år, men även kedjor av anställningar och särskilda beräkningsregler kan påverka.
• Grundläggande skriftlig information om anställningsvillkoren ska normalt lämnas senast den sjunde kalenderdagen efter arbetsstart. Vissa uppgifter får lämnas inom en månad; för särskild visstid ska uppgifterna om anställningsformen och upphörandet lämnas redan när anställningen ingås.
• Rätten att kvarstå i anställning gäller normalt till utgången av den månad då arbetstagaren fyller 69 år, inte 68. Det innebär inte att anställningen automatiskt upphör då.
Ha särskild kontroll på tidsfrister vid provanställning och avslut. Kollektivavtal kan påverka flera LAS-regler. Ta därför stöd innan du fattar beslut i ett enskilt ärende, särskilt vid uppsägning eller omorganisation.
5. Hantera personuppgifter med tydligt syfte
HR hanterar personuppgifter genom hela anställningen, från ansökningar till löneunderlag och rehabiliteringsärenden. För varje behandling behöver det finnas ett tydligt ändamål och en rättslig grund. Informera medarbetarna om hanteringen och begränsa åtkomsten till dem som behöver uppgifterna.
Samtycke är normalt olämpligt som rättslig grund i anställningsförhållanden, eftersom medarbetaren står i beroendeställning till arbetsgivaren. Utgå därför inte från att en samtyckesblankett löser frågan, inte heller för medarbetarbilder. Bedöm syfte, sammanhang och rättslig grund för den aktuella användningen.
Säkerställ rutiner för lagring och gallring, begäran om tillgång till personuppgifter och hantering av personuppgiftsincidenter. Granska också leverantörernas roller och avtal för HR-system. Dataskyddsansvaret behöver vara tydligt även när en extern leverantör behandlar uppgifterna.
6. Fånga upp fler regler som berör verksamheten
HR compliance omfattar mer än områdena ovan. Medbestämmandelagen, MBL, kan innebära skyldighet att förhandla innan vissa beslut fattas, exempelvis inför viktigare förändringar. Avsaknad av kollektivavtal betyder inte att förhandlingsskyldighet aldrig finns. Kontrollera vad som gäller innan du beslutar om en förändring.
Verksamhetsutövare med minst 50 arbetstagare vid kalenderårets ingång ska ha interna kanaler och förfaranden för visselblåsning. Säkerställ också tillämpliga regler om exempelvis föräldraledighet, inhyrning och arbete utomlands när sådana situationer finns i verksamheten.
Bevaka även förändringar kring lönetransparens. Skilj mellan gällande svenska krav och förslag om nya regler. Fortsätt med den årliga lönekartläggningen och kontrollera aktuellt rättsläge innan du ändrar rutiner för löneinformation eller rapportering.
Gör en genomgång som leder till åtgärder
Börja med att kartlägga vilka regler och avtal som gäller och jämför dem med hur ni faktiskt arbetar. Granska ett urval av anställningsavtal, riskbedömningar och personalärenden. Då ser du om det finns skillnader mellan dokumenterade rutiner och praktiken.
Samla bristerna i en åtgärdslista med ansvarig, tidsfrist och planerad uppföljning. Prioritera akuta risker och lagstadgade tidsgränser. Lägg därefter återkommande kontroller i ett årshjul och utbilda cheferna i de rutiner de förväntas använda. En årlig genomgång är ett bra stöd, men ersätter inte löpande skyldigheter eller uppdatering när regler ändras.
Ta stöd av Wise
Behöver du stärka HR-funktionen för att få struktur på avtal, rutiner och uppföljning? Wise hjälper dig att hitta HR-kompetens genom konsultlösningar och rekrytering. Tillsammans går vi igenom behovet och vilket stöd din verksamhet behöver.
Artikeln ger en översikt över centrala regler och ersätter inte bedömning i enskilda ärenden. Tillämpliga kollektivavtal och verksamhetsspecifika regler behöver alltid vägas in.
