Hybridarbete har blivit en etablerad del av arbetslivet i många organisationer. Flexibiliteten att kunna arbeta både på kontoret och på distans uppskattas av många medarbetare. Men hur skapar ni ett hybridarbete som fungerar i praktiken? Här är 5 tips för ett framgångsrikt hybridarbete.
1. Tydliggör när ni förväntas vara på kontoret
Besluta och kommunicera tydligt kring hur många dagar ni förväntas vara på kontoret och när ni kan arbeta från annan plats. Utifrån det beslutet kan teamet gemensamt komma överens om vilka veckodagar ni är på plats och vilka möten som ska planeras in.
Uppgifter som lämpar sig för kontorsarbete är exempelvis problemlösning, samarbete, kreativ tid och socialt häng. Är du ledare kan det vara bra att använda kontorsdagarna för one-to-ones och för att vara tillgänglig för ditt team.
Hemarbete lämpar sig väl när du behöver sitta koncentrerad och inte bli störd samt för avstämningsmöten och uppföljningar.
Det är lätt att underskatta vikten av att vara tydlig med vad som gäller, men motsatsen kan skapa arbetsmiljöproblem i form av osäkerhet kring vad som förväntas, irritation, stress och i värsta fall konflikter.
2. Säkra upp att arbetet inte blir gränslöst
När arbete sker på olika platser kan gränsen mellan arbete och privatliv bli otydlig. Ett utvecklat självledarskap kan hjälpa medarbetaren att sätta gränser, men det finns också mycket som arbetsplatsen kan bidra med på organisatorisk nivå. Kulturen kring tillgänglighet kan ses över.
Några frågor ni kan ställa er är: Vilka förväntningar har vi på våra medarbetares tillgänglighet? Vilka tider på dygnet är det okej att interagera med varandra oavsett om det är via mejl eller chatt? Vilka signaler sänder vi ut genom chefernas agerande? Hur kan cheferna agera som förebilder? Är det okej att tacka nej till möten för att medarbetaren prioriterar enligt sitt uppdrag?
3. Tydliggör uppdraget för varje medarbetare
Ett tydligt uppdrag kan bidra till att minska stress hos medarbetarna. Det underlättar också prioriteringar, skapar förutsättningar för effektivitet och främjar självledarskap. Diskussionen kring uppdraget behöver ske löpande och är en lämplig punkt under one-to-ones.
Några tips på hur ni kan göra uppdraget tydligt är att diskutera förväntningarna på medarbetarna, prioriteringar, ansvar, gränsdragningar kring vem som gör vad samt tydliggöra hur medarbetarnas dagliga uppgifter bidrar till det övergripande målet för företaget.
4. Återkommande one-to-ones
Syftet med one-to-ones är inte att kontrollera medarbetarna utan att finnas där för att stötta, hjälpa, coacha och vara bollplank. Ni behöver prata om uppdraget, stämma av hur det går, vad som funkar och inte funkar. Inte minst behöver ni stämma av hur medarbetaren mår.
När det är möjligt kan fysiska möten vara värdefulla för den typen av samtal. Samtidigt är det viktigaste att samtalen sker regelbundet och skapar utrymme för dialog.
5. Utbilda för en bättre ergonomi hemma
Med mindre investeringar kan ni komma långt, till exempel genom förhöjare till datorn, separat tangentbord och mus. En annan viktig del är att utbilda medarbetarna kring ergonomi så att de vet hur de ska arbeta på ett bra sätt, både hemma och på kontoret.
Riskbedöm och utvärdera hybridarbetet
Vilka utmaningar i hybridarbetet har ni stött på längs vägen? Fånga upp de signaler ni får och agera. Detta kan exempelvis göras genom riskbedömningar. Glöm inte att utvärdera de aktiviteter som ni genomför så att ni kan se om de får den effekt som ni hade tänkt er.
Allt eftersom hybridarbetet utvecklas kan nya utmaningar uppstå, så se till att följa upp arbetssättet kontinuerligt.
