Vi är sedan länge vana vid komplexa affärssystem där vi kan få information om nyckeltal, försäljning, budget och resultat. HR-system har däremot inte varit lika självklara. Det finns fortfarande företag som har sin personalinformation i Excelark där det kan vara svårt att veta när informationen senast uppdaterades. När informationen inte är tillförlitlig kan till och med en så grundläggande fråga som företagets aktuella head count bli svår att besvara.
I takt med digitaliseringen har även HR-systemen utvecklats. Det finns flera leverantörer på marknaden som erbjuder molnbaserade system som kan anpassas efter verksamhetens behov. Tillsammans med leverantören kan organisationen utforma ett system som täcker grundläggande behov, exempelvis personal- och anställningsinformation samt rapportering.
En fördel med molnbaserade system är också att leverantören löpande kan utveckla systemet och tillgängliggöra nya funktioner.
Varför implementera ett HR-system i organisationen?
Ett HR-system kan bidra till att kvalitetssäkra information och skapa bättre beslutsunderlag. Det skapar struktur i processer och gör information enklare att följa upp. Systemet kan också ge stöd i olika HR-processer och göra det möjligt att dokumentera, godkänna och följa upp aktiviteter inom exempelvis rekrytering, anställning, avslut och performance management.
En tydlig struktur för HR-data och processer kan dessutom underlätta vid exempelvis revision och intern uppföljning.
Andra fördelar med ett HR-system:
- Struktur och ordning på anställnings- och personalinformation
- Lättåtkomlig och uppdaterad information
- Påminnelser om exempelvis anställningar som löper ut
- Möjlighet att ta fram rapporter på HR-data som personalomsättning, head count, sysselsättningsgrader och anställningsformer
- Bättre möjligheter att analysera HR-data
- Möjlighet att skapa anställningsavtal och digitala arkiv
- Stöd för kompetenskartläggning, performance management och uppföljning
- Möjlighet till integration med lönesystem, tidrapporteringssystem och andra system
Ett HR-system kan också fungera som ett digitalt arkiv. Genom att samla relevanta dokument och uppgifter på ett ställe blir informationen enklare att hitta, hantera och följa upp.
Går ni i tankarna att implementera ett HR-system är det viktigt att börja i verksamhetens faktiska behov. Vilken information behöver ni kunna samla, analysera och agera på? Vilka processer behöver systemstöd och vilka andra system behöver lösningen fungera tillsammans med?
På Wise HR arbetar vi med HR och HR-systemstöd och kan stötta organisationer i att förstå sina behov och skapa rätt förutsättningar för ett systemstöd som fungerar i praktiken.
